Jul
18
2011

Web Content Archive: eine Vorgehensmethodik zur rechtskonformen Archivierung von Web-Auftritten (3)

Gibt es bereits Best-Practice Ansätze zur Archivierung von Web-Inhalten?

Wie wir bereits beschrieben haben, unterliegen die Inhalte und Transaktionen, die über ihre Web-Plattformen publiziert oder ausgetauscht werden, grundsätzlich denselben Aufbewahrungsbestimmungen wie alle anderen Arten von geschäftsrelevanten Dokumenten.

Im Falle der Geschäftskorrespondenz verdeutlicht das Kompetenzzentrum Records Management diesen Sachverhalt in ihrem Leitfaden zur Compliance bei der Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten folgendermassen:

Geschäftskorrespondenz kann als diejenigen ein- oder ausgehenden oder auch intern erstellten Dokumente bezeichnet werden, welche ein Unternehmen verpflichten oder ihm ein Recht einräumen und deren Inhalt sich so in irgendeiner Form bilanzmässig niederschlägt. Sie enthalten Wesentliches bezüglich des rechtsgeschäftlichen Handelns des Unternehmens und bezüglich der rechtlichen Stellung des Unternehmens an sich. Es handelt sich dabei um jede Mitteilung in Textform, unabhängig vom Medium, auf welchem sie erfasst wurde.

Dieser Grundsatz ist in der Praxis durchaus bekannt, allerdings existieren bezüglich Umgang mit Web-Inhalten noch diverse Unklarheiten. Dies zeigt sich durch die aktuell verbreiteten Methoden zur Selbsthilfe, welche unter anderem sehr “handgestrickte” Formen aufweisen. Aktuelle Praktiken sind beispielsweise das Ausdrucken von Webseiten und anschliessendes Ablegen in Bundesordner oder auch die manuelle Umwandlung einer Webseite in ein PDF-formatiertes Dokument und Ablage desselben auf einem File-System, einem elektronischen Archiv oder Records Management System.

Anstelle dieser manuellen “Workarounds” bietet SAPERION die professionelle Lösung SAPERION ECM Web Content Archive, die in Kooperation mit der auf Web-Archivierung spezialisierten Firma qumram AG erstellt wurde. Da das Thema noch sehr jung ist, stellt sich die Frage nach schon vorhandenen “Best-Practice”-Methoden, die aufweisen, wie man eine Lösung zur Archivierung von Web-Content idealerweise einführt?

Die Antwort auf die vorangehende Frage ist ganz klar “Ja” und hat sich in der Praxis bereits bewährt. Sie umfasst die folgenden Schritte:

  1. Konkretisierung der Anforderungen an die Archivierung von Web-Inhalten basierend auf den bestehenden Aufbewahrungsweisungen.
  2. Bewertung der Inhalte der bestehenden Web-Auftritte und Erstellung eines Web-Archivierungskonzepts
  3. Konfiguration zur rechtskonformen Archivierung mit SAPERION ECM Web Content Archive

Dieses Vorgehen möchte ich nachfolgend vorstellen.

1. Konkretisierung der Anforderungen an die Web-Archivierung und Erstellung Richtliniendokument

Als erstes ist es zentral, dass die regulatorischen Vorschriften, mit denen eine Firma konfrontiert ist, bekannt und in Form verbindlichener Anweisungen dokumentiert und freigegeben sind. Gerade Firmen, die einer besonders grossen Regulierungsdichte ausgesetzt sind, haben in der Regel eine sogenannte Records Management Policy bzw. Aufbewahrungsrichtlinien ihrer Geschäftsunterlagen (siehe auch exemplarisches Beispiel im Leitfaden des Kompetenzzentrums Records Management, Internes Kontrollsystem), in welcher die Erstellung, Aufbewahrung und Vernichtung der in der entsprechenden Organisation auftauchenden verschiedenen Kategorien von Dokumenten übergreifend geregelt ist.

Um die Anforderungen an die Archivierung von Web-Inhalten zu konkretisieren, werden in einem ersten Schritt die in den Records Management-Policies aufgeführten Dokumenten-Kategorien in Detail analysiert.

Essentiell für das effektive Records Management ist es zu identifizieren bzw. auch zu entscheiden, welche Arten von Informationen auf dem Online-Kanal grundsätzlich publiziert bzw. ausgetauscht werden. Bei diesen ist entsprechend davon auszugehen, dass das primäre Dateiformat HTML ist. Dabei ist es für die anschliessenden Schritte von Nutzen, gleich auch die jeweilige Web-Plattform (Firmen-Website, Intranet, Online-Shop, etc.) zu vermerken, auf welchen die entsprechende Information erscheint.

Im Anschluss an diese Klassifizierungen der in der Weisung/Richtlinie aufgeführten Dokumente ist auch klar ersichtlich, welche Aufbewahrungsdauern für die einzelnen Kategorien von Web-Dokumenten gelten.

Die in diesem Analyseverfahren gewonnenen Informationen werden in einem spezifischen Richtliniendokument zur Archivierung von Web-Inhalten zusammengefasst. Diese dient als Handlungsanweisung für die Web-Redaktorinnen und –Redaktoren.

2. Bewertung der Inhalte der bestehenden Web-Plattformen und Erstellung des Archivierungskonzeptes

Sowohl in Bezug auf Compliance wie auch hinsichtlich des Volumens der Archivdaten ist es nicht sinnvoll, dass sämtliche auf einer Website verfügbaren Informationen vollumfänglich aufbewahrt werden.

Entsprechend ist es wichtig, das auf einer Website verfügbare Informationsangebot gemäss den vorgehend definierten Richtlinien zu bewerten. Dabei wird eine gezielte Klassifizierung der Inhalte bezüglich ihrer Archivierungsrelevanz sowie der zur Anwendung gelangenden Aufbewahrungsklassen durchgeführt. Dies erfolgt in drei unterschiedlichen Schritten:

1) Analyse der Website-Navigation
Mit hoher Wahrscheinlichkeit sind aufbewahrungspflichtige Inhalte auf einer Website innerhalb dedizierter Bereiche der Navigationsstruktur, zum Beispiel unter «Investor Relations» zusammengefasst. Daneben gibt es auch wieder Navigationspunkte, unter welchen praktisch keine archivrelevanten Informationen existieren. Entsprechend wird in diesem Schritt die Website-Navigation anhand der auftretenden Dokumentenarten klassifiziert.

Analyse der Website-Navigation

Analyse der Website-Navigation

2) Analyse von Web-Anwendungen
Web-Anwendungen wie beispielsweise Online-Shops erzeugen dynamisch und in Interaktion mit dem Kunden kontextspezifische Webpages. Ein Beispiel ist eine Bestätigungsseite, welche die im Online-Warenkorb gesammelten Produkte zusammenfasst. Entsprechend ist es sinnvoll, die Funktionsweise einer Web-Anwendung durchzugehen und zu entscheiden, welche Prozess-Schritte aufzubewahren sind.

3) Festlegung archivierungsrelevanter Bereiche auf einer einzigen Webseite
Eine einzelne Webseite kann aus verschiedenen Elementen bestehen. Es ist durchaus üblich, dass auf einer Seite neben dem eigentlichen Informationsbereich auch noch eine Spalte mit Werbe-Elementen angezeigt wird. Die Wahrscheinlichkeit, dass solche Werbungen gemäss Richtlinie zu archivieren sind, ist gering. Entsprechend macht es Sinn, diese von einer zu archivierenden Webseite zu entfernen. Die Analyse dieser zu entfernenden Elemente kann sehr einfach auf Basis der eingesetzten Webseiten-Vorlagen durchgeführt werden. Dies ist in der anschliessenden Darstellung exemplarisch dargestellt.

 

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Aufteilung der Webseiten-Bereiche in aufzubewahren oder nicht

Bei den Schritten 1) Analyse der Website-Navigation und 2) Analyse von Web-Anwendungen wird nicht nur definiert, welche Seiten archiviert werden, es werden auch gleich noch die gemäss Richtlinien geltenden Aufbewahrungsdauern (Lifecycle-Informationen) vergeben. An dieser Stelle lassen sich auch gleich noch weitere sinnvolle Attribute vergeben, so dass eine automatische Zuordnung eines Web-Inhalts zu einem Dossier / einer Akte realisiert wird. Auch lassen sich auf diese Weise Integrationen der Web-Inhalte in eine Taxonomie realisieren.

Die Bewertung der Web-Plattformen wie auch die für die zu archivierenden Inhalte geltenden Metadaten werden im Web-Archivierungskonzept zusammengefasst.

3. Konfiguration zur rechtskonformen Archivierung mit SAPERION ECM Web Content Archive

SAPERION ECM Web Content Archive ist vollständig parametriersierbar. Basis für die Konfigurationsanpassungen bilden die Informationen, die im Web-Archivierungskonzept zusammengefasst sind. Da dieses gemäss eines stringent durchgeführten Prozesses von der allgemein gültigen Records Management Policy bzw. Aufbewahrungsrichtlinie (Weisung) von Geschäftsunterlagen abgeleitet ist, sind die prozessualen Voraussetzungen für die rechtskonforme Archivierung gegeben. Auf der technologischen Ebene umfasst das SAPERION ECM Web Content Archive sämtliche dafür notwendigen technologischen Komponenten. Es garantiert einerseits das gemäss Comliance-Anforderungen notwendige Lifecycle-Management und übernimmt die Zuweisung einer Webseite zu einem Geschäftsfall oder einer Akte, alles vollkommen automatisiert gemäss der vorgenommenen Parametrisierung.

Mit diesem methodischen Vorgehen sollte es dann auch mit ihrem Web-Auftritt und der Compliance  klappen, siehe auch:
Warum man sich um die Einhaltung von Regeln kümmern sollte und nicht wegschauen

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1 Comment »

  • effektive Ausbildung Lebensberatung…

    Web Content Archive: eine Vorgehensmethodik zur rechtskonformen Archivierung von Web-Auftritten (3) | SAPERION Blog…

    Trackback | 1 May 2012

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