Oct
25
2009

Wenn ein Baum im Wald fällt und keiner ist dabei – oder wann ist ein Dokument kein Dokument und sollte nicht aufbewahrt werden?

hat er dann ein Geräusch gemacht? Mit dieser Art Fragestellung geht man bei der EU aktuell daran zu klären, wann ein Dokument kein Dokument ist.

Beim ersten Lesen des Artikels When Is a Document Not a Document? auf der Seite der AIIM unter Records Management war ich schon perplex, welchen Gedankengängen man hinterher hängen kann. Aber einmal drüber geschlafen muss ich gestehen, dass auch ich es als wichtig empfinde, wenn einmal einheitlich geklärt wurde, was genau im Sinne des Records Management und damit der Compliance aufzubewahren ist und was nicht.Wenn schon mal klar ist, dass ein Record immer ein Dokument ist, aber ein Dokument nicht zwingend ein Record, dann stellt sich auch schnell die Frage, ob ein erstelltes Dokument, dass sonst Niemand zu lesen bekam, ein aufzubewahrendes Dokument im Sinne der Blog-Überschrift ist. In diesem Fall greift aber der Vergleich mit dem fallenden Baum zu kurz, denn das Dokument kann erzeugt worden sein, damit in Zukunft im Falle eines Beweises dieses Dokument gezogen werden kann.

Speziell im Bereich der E-Mail-Archivierung wird heiß diskutiert, was denn alles aufbewahrt werden soll. So ist z.B. Herr Zöller der Meinung, dass meist nur ca. 5% aller E-Mails im Sinne der Compliance zu archivieren wären.  Da aber Speicher inzwischen sehr günstig zu haben sind, wird immer häufiger die Strategie, gleich Alles aufzubewahren, verfolgt. Wo dann aber auch sehr schnell die Datenschützer mit Recht darauf hinweisen, dass dann aber Bitte mit hoher Sorgfalt bzgl. des Zugriffsrechts verfahren werden muss.

Wie man sieht, haben Gedanken um einen fallenden Baum im Wald beim Verwalten von Schriftgut doch ihre Relevanz.

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Written by Dr. Martin Bartonitz in: deutsch,general | Tags: , , , , ,

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