May
26
2010

Wenn ich in Deutschland meine Papierbelege nach dem Scannen vernichte, bin ich dann noch compliant?

Papierarchiv

Papierarchiv

Da uns diese Frage immer wieder erreicht, möchte ich einen kleinen Abriss geben, mit dem dringenden Hinweis, dass SAPERION keine Rechtsberatung leisten darf und daher die folgenden Informationen ohne Gewähr gegeben werden. Da es für jedes Land und für jede Branche je nach Belegart andere Gesetze und Regularien gibt, muss man sich den jeweiligen Einzelfall anschauen. Da dies dann aber doch zu viel des Guten an dieser Stelle wird, möchte ich mich im Wesentlichen auf Handels- und Steuer-relevante Dokumente beschränken sowie auf die Aspekte der Beweisführung vor dem Zivilgericht.

Handelsrechtliche Regelungen finden sich in § 147 AO und dem etwas enger gefassten § 257 HGB. Zwar beziehen sich diese Vorschriften dem Wortlaut nach zunächst nur auf den Datenzugriff der Finanzverwaltung, aber immer mehr Rechtsvorschriften aus anderen Bereichen verweisen auf sie.

Seit dem 23. Januar 2008 gibt es eine Erweiterung des Katalogs der Finanzverwaltung mit Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht, die sich unter anderem mit der Vernichtung der Originale digitalisierter Belege auseinander setzt. Der Wortlaut ist:

Werden Unterlagen, die das Unternehmen originär in Papierform erhalten hat, aus betrieblichen Gründen digitalisiert, sind diese in dieser digitalen Form (z.B. in Bildformaten wie pdf oder tiff) vorzuhalten. Soweit das Verfahren und die Prozesse den GoB/GoBS entsprechen und nicht nach anderen Rechtsvorschriften die Aufbewahrung im Original vorgeschrieben ist, ist auch die anschließende Vernichtung der Originaldokumente zulässig. Die Regelungen zur ordnungsgemäßen Vernichtung nicht mehr benötigter Dokumente und zur Aufbewahrung weiterhin erforderlicher Originaldokumente sind in der Verfahrensdokumentation aufzuführen.

Sind die Belege digitalisiert und die folgenden durch die Finanzverwaltung geforderten Voraussetzungen erfüllt, dann dürfen die Originale vernichtet werden.

Verfügbarkeit der Belege in digitaler Form

Sobald die Belege digitalisiert sind, müssen sie in digitaler Form vorgehalten werden. Dafür nennt die Finanzverwaltung beispielhaft zwei Dateiformate, nämlich pdf oder tiff. Selbstverständlich dürfen auch andere Dateiformate verwendet werden, sofern sie die gesetzlichen Anforderungen an die Manipulationssicherheit erfüllen.
Vorhalten bedeutet: Es ist sicher zu stellen, dass die digitalen Belege „während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können“ (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO).

GoBS-Konformität des Verarbeitungsverfahrens

Die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) definieren die Anforderungen, die an eine Buchführungssoftware und den Umgang mit ihr gestellt werden, damit die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung eingehalten sind. Hier sei darauf hingewiesen, dass ein Testat der Konformität eines Produkts, wie dies für SAPERION seitens der KPMG ausgestellt wurde, nicht ausreicht. Da ein Produkt immer in eine Umgebung eingebettet wird, muss die Gesamtlösung GoBS-konform sein. Dies kann sich ein Anwender z.B. durch das Testat nach PK-DML (Prüfkriterien – Dokumentenmanagemenlösung des VOI) bestätigen lassen.

GOBS-Konformität der Prozesse

Das Verarbeitungsverfahren ist dann GoBs-Konform, wenn durch organisatorische Maßnahmen verhindert wird, dass eine Manipulation der Belege durch die verarbeitenden Mitarbeiter erfolgt. Beispielsweise muss es den Angestellten durch technische Maßnahmen verwehrt und durch betriebliche Vereinbarungen untersagt sein, Belege durch Bildbearbeitungsprogramme zu verändern. Für die Digitalisierung muss also ein Prozess definiert sein, der durch seine Gestaltung die Manipulation von Belegen verhindert oder zumindest erschwert. Diese Maßnahmen sind in der Verfahrensdokumentation niederzulegen.

Regeln zur Vernichtung der Originale und Einhaltung dieser Regeln

Das Original eines digitalisierten Belegs ist nicht zwingend zu vernichten. Selbstverständlich darf der Beleg neben der digitalisierten Form auch in Papierform weiterhin aufbewahrt werden. Wenn er allerdings vernichtet werden soll, dann muss dafür ein Prozess nach Datenschutzrichtlinien eingeführt werden.

Was spricht gegen eine Vernichtung?

Die Vorschrift des § 147 AO bezieht sich allein auf die steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung. Für Dokumente, die als Beweis in einem Zivilprozess dienen könnten, ist eine Vernichtung nicht zu empfehlen. Im Zivilprozess unterliegt eine digitalisierte (und dann ausgedruckte) Rechnung der freien Beweiswürdigung des Richters, § 286 ZPO. Er kann den Ausdruck des digitalisierten Belegs als Beweis anerkennen, muss es aber nicht. Sollte der Richter den Originalbeleg verlangen, so kann man den geforderten Beweis nicht führen, wenn das Original vernichtet wurde. Auch die Vorschrift des § 371 a ZPO, der die Beweiskraft elektronischer Dokumente regelt, hilft hier nicht weiter, da nicht anwendbar. Auch, wenn das Dokument durch den Scan-Anwender qualifiziert signiert wurde. In diesem Fall sind nämlich Signaturschlüssel-Inhaber (falls der Beleg nach dem Scannen überhaupt signiert wurde) und Urheber nicht identisch. Es sei denn, das Dokument ist nicht handschriftlich unterschrieben worden und daher keine Urkunde. In den Bereichen, in denen das Sozialgesetzbuch, speziell der § 110d  greift, wie z.B. bei den Sozialversicherern und Krankenhäuser, setzt sich das Verfahren von Scannen, Signieren, Vernichten aber inzwischen durch.

Für Verwendungsnachweise sind die Regeln nur teilweise anzuwenden. In Ziff. 6.10. der Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektföderung (ANBest-P) wird auf landesrechtlicher Ebene zwar auf die Vorschriften des HGB und der Grundsätze ordmungsmäßiger Buchführung verwiesen. Im europäischen Recht sind allerdings Besonderheiten versteckt. Eine einheitliche Regelung für alle europäischen Ebenen und Projekte existiert nicht. Deshalb sollten aus Vorsichtsgründen immer die Originale aufbewahrt werden – wenn auch in einer vereinfachten Ablage.

Die Faustregel lautet demnach: Risikobetrachtung

Immer dann, wenn über alle Belege in der elektronischen Ablage in Bezug auf die Wahrscheinlichkeit der notwendigen Beweisführung in einem Zivilprozess und seiner Streitwerte besser ein Original vorgelegt werden sollte, um Schaden abzuwenden, dann sollte besser nicht vernichtet werden. Oder im Umkehrschluss: wenn kaum Prozesse zu erwarten sind, wie z.B. bei Rechnungsbelegen, und der Streitwert niedrig ist, dann kann ich Digitalisieren und anschließend Vernichten. Zusätzlich lässt man sich am Besten durch einen Rechtsanwalt bestätigen, was unbedenklich vernichtet werden kann und was nicht. Ggf. hilft auch eine Klärung mit dem jeweils zuständigen Gericht.

Die wichtigsten Aufbewahrungsfristen in Deutschland veröffentlicht in Lohn + Gehalt Februar 2007Diser

Dr Natasha Khramtsovsky

Dr Natasha Khramtsovsky, Senior Records Management Expert

Dieser Artikel in Russisch auf dem Blog von Dr Natasha Khramtsovsky:
Можно ли, не нарушая требований законодательства Германии, уничтожить бумажные документы после сканирования?

Siehe auch:
Wenn ich in der Schweiz die Rechnung nach dem Scannen vernichte, bin ich noch compliant?

Papierrechnung wegwerfen nach dem Scan: derf I des? Österreichs Situation

Legal Requirements for Document Management in Europe published by VOI

Noch besser ist aber: Wir erzeugen erst gar kein Papier ->   8 Reasons to Abandon Paper Signatures Forever

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Written by Dr. Martin Bartonitz in: deutsch,general | Tags: , , , , , ,

5 Comments »

  • Dr. Martin Bartonitz

    Empfehlenswert ist auch dieser Artikel der Handelskammer Hamburg:

    ABC der Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen in Steuerrecht und Handelsrecht

    Jeder Gewerbetreibende ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Man unterscheidet dabei Fristen von sechs und zehn Jahren.

    Die Aufbewahrungsfristen für die Unternehmen richten sich vornehmlich nach zwei Rechtsgrundlagen, nämlich nach dem Steuerrecht und nach dem Handelsrecht. Im Bereich des Steuerrechts werden die Aufbewahrungspflichten in der Abgabenordnung (AO) geregelt, im Bereich des Handelsrechts enthält das Handelsgesetzbuch (HGB) entsprechende Vorschriften für Kaufleute. Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften dazu stimmen größten Teils überein, für die betriebliche Praxis sind jedoch insbesondere die steuerrechtlichen Vorschriften relevant.

    Comment | 2 January 2012
  • Dr. Martin Bartonitz

    Anbei noch eine anonymisierte Stellungnahme aus dem öffentlichen Bereich:

    Im kommunalen Umfeld sieht die Sache tatsächlich etwas anders als im privaten Bereich aus.
    Erschwerend kommt hinzu, daß sich die Aufbewahrungsfristen und die Regeln für den Umgang mit Rechnungsbelegen in den einzelnen Bundesländern unterscheiden.
    Insofern kann ich Aussagen zum Vorgehen bei der Landeshauptstadt Stuttgart machen, die aber sicherlich nicht 1:1 auf andere Kommunen anwendbar sind.

    Wir haben uns mit der überörtlichen Prüfung so vereinbart, daß wir nach der förmlichen Feststellung des Jahresabschlusses die zugrundeliegenden Belege vernichten können. Wichtig ist dabei jedoch, daß die Belege farbecht archiviert wurden, dies sieht der Gesetzgeber ausdrücklich so vor.

    Steuerrechtlich relevante Belege werden genauso behandelt (diese Belege machen bei einer Kommune nur einen kleinen Teil aus).
    Mit der Steuerprüfung haben wir im Vorfeld gesprochen, dort ist man mit diesem Vorgehen einverstanden, wobei wir immer bestrebt sind, erst zu vernichten, wenn die Steuerprüfung erledigt ist. Dies ist glücklicherweise bislang fast immer der Fall gewesen, da sehr zeitnah geprüft wird.

    Comment | 10 February 2012
  • Ich kann das Ganze nicht nachvollziehen, ob Papierform oder pdf, kann man doch alles bearbeiten, kopieren und verfälschen. In unserem Multimedialen Büroalltag, sollte die Digitalisierung beanstandungslos akzeptiert werden. Wie sieht es denn mit den Strafen aus, angenommen, ich hätte mein komplettes Archiv schon digitalisiert?

    Comment | 20 February 2012
  • Es gibt beim scannen bzw. digitalisieren eigentlich nur wenige Dokumente die “nicht nur” in digitaler Form vorliegen können. Dabei geht es um Eröffnungsbilanzen bzw. Dokumente vom Notar u.s.w. . Für den normalen Büroalltag mit den ganzen Akten und Ordnern ist das völlig unproblematisch.

    Comment | 21 February 2012
  • Dr. Martin Bartonitz

    Eine allgemeine Strafen für unerlaubtes Vernichten aller Papierdokumente nach dem Scannen gibt es nicht. Es geht immer um eine Einzelfallbetrachtung vor Gericht. Sprich es liegt in der freien richterlichen Beweiswürdigung, ob er ein Beweismittel anerkennt oder nicht. Wenn allerdings ein Dokument, dass im Original vorliegen muss, in der Regel solche mit Urkundencharakter, nicht mehr als solches vorgelegt werden kann, wird es ein Problem sein. Alle anderen Dokumente können als sicher angesehen werden, wenn das gesamte Verfahren vom Eingang über die Erfassung bis zur revisionssicheren Ablage auch via Betriebshandbuch dargestellt wird. Dann klappt es in der Regel auch mit dem Richter oder dem Steuerprüfer.

    Comment | 22 February 2012

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