Mar
25
2011

sinnvoll arbeiten: Werkstätten für Behinderte können auch Digitalisierung

sinnvoll Arbeiten auch bei Behinderung

sinnvoll arbeiten auch bei Behinderung

Ich war vorgestern Wiederholungstäter. Denn ich war zum zweiten Mal auf Einladung der Genossenschaft der Werkstätten eG (GDW) als Referent zu einem Vortrag im Bereich des Dokumentenmanagements. Vor zwei Jahren hatte ich in Goch zum Thema Digitale Personalakte gesprochen. Dieses Jahr war befasste sich Thema in Kassel mit den Möglichkeiten von Automatisierungen beim Digitalisieren von Papierdokumenten. Die GDW veranstaltet einmal im Jahr eine Fortbildung im Sinne eines Erfahrungsaustausches zum Thema Scannen und Archivieren mit Vertretern der ca. 80 deutschen Werkstätten für behinderte Menschen, die schon ein entsprechendes Angebot haben oder die ein solches planen.

Die Werkstätten bieten Menschen mit Behinderung einen Rahmen, sinnvoll zu arbeiten. So werden neben logistischen Tätigkeiten (Lagerwirtschaft, Verpackung und Versand), Landschaftsgestaltung, und vielen anderen Angeboten, auch schon seit Jahren Dienstleistungen zum Digitalisieren von Dokumenten angeboten und ausgeführt. Diese reichen vom Scannen von Altakten zur Auflösung dieses Bestandes bis hin zur täglichen Posteingangsverarbeitung. Dabei werden kleine Mengen von wenigen Seiten bis hin zu Mengen von über 100.000 Seiten pro Tag inklusive der Indizierung erfasst. Aber auch die Mikorverfilmung als auch die Digitalisierung von Microfilmen ist ein Thema, genauso wie eine rechtskonforme Dokumentenvernichtung.

Steht das Angebot einer sinnvollen Arbeit für die betreuten behinderten Menschen im Vordergrund, so ist man inzwischen doch auch daran interessiert, die Indizierung nicht nur manuell durchzuführen. Das Interesse an einer Automatisierung z.B. für elektronischen Rechnung oder Formulare bietet weitere Möglichkeiten. Die Werkstätten müssen sich auf dem freien Markt genauso um Aufträge bewerben wir auch andere Dienstleister. Da diese schon mit der Automatisierung begonnen haben, gibt es hin- und wieder einen Preisnachteil, als Bedarf auch hier effizienter zu Erfassen. Zudem würde eine Automatisierung aber auch ein mehr an Auftragsannahmen bedeuten. D.h. mit dem gleichen Team und der gleichen Technik könnten mehr Aufträge durchgeführt werden. Als dritter wichtiger Punkt wurde die Einhaltung von Service Level Agreements diskutiert. Wie kann ich einem Kunden zusichern, dass er 4 Stunde nach Eingang der Papierdokumente diese in seinem elektronischen Archiv hat, wenn ich die Arbeiten nicht parallelisieren kann?

Während der Vorstellungsrunde hatte Herr Stapel, Geschäftsführer der GDW und Moderator der Fortbildung, einen Themenspeicher für den Folgetag aufgenommen. Hier waren die bekannten Themen rund um den regelkonformen Umgang (Compliance) mit Dokumenten aufgeworfen worden, bis hin zum Thema der abschließenden Vernichtung. Einen größeren Raum hatte das Thema Fehlervermeidung eingenommen. Denn wenn Dokumente falsch erfasst werden, können sie später auch nur schwer wiedergefunden werden. Auch die Sicherstellung, dass alle Dokumente eines Stapels auch im Archiv landen, stand auf der Tagesordnung.

Wer sich mit dem Gedanken trägt, seine Dokumentenerfassung von einem Dienstleister durchführen zu lassen, der sollte auch die Werkstätten für behinderte Menschen mit in seiner Anbieterauswahl prüfen. Die notwendigen Expertisen sind hier nachdrücklich aufgezeigt worden.

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Auszug aus Niederrhein Nachrichten vom 23.03.2009

Auszug aus Niederrhein Nachrichten vom 23.03.2009

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Written by Dr. Martin Bartonitz in: deutsch | Tags: , , , , ,

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