Feb
01
2012

Wird MoReq2010 ein akzeptierter Standard zum Records Management werden?

Das Aufbewahren von Informationen wird motiviert durch Regularien und der Bewahrung von Wissen, sprich dem Gegenwirken von Vergessen, auch Geschichtsschreibung genannt. Die Regularien sollen uns helfen, unsere Geschäfte nachhaltig und vertrauensvoll zu gestalten, sprich unser Ansehen nicht durch Regelverletzungen zu schädigen. Damit die aufbewahrten Informationen auch nach Jahren noch handhabbar sind und auch untereinander austauschbar (interoperabel) sind, gibt es seit Jahren Anstrengungen für einen einheitlichen Umgang damit. So hat sich in den USA die aus dem militärischen Umfeld kommende Spezifikation DoD 5015.2 als Standard durchgesetzt. In Deutschland könnte man für den öffentlichen Bereich das DOMEA-Konzept nennen, das sich gerade in einer starken Überarbeitung befindet. Für Europa ist seit Jahren die Spezifikation MoReq unterwegs, mittlerweile im dritten Anlauf, um Akzeptanz am Markt zu finden.

Dr. Ulrich Kampffmeyer hat noch vor den letzten Weihnachtstagen eine kurze Zusammenfassung des aktuellen Stands von MoReq2010 gegeben und auch die Hersteller angefragt, wie es um eine Unterstützung stehen wird. Bisher hatte nur OpenText eine Stellungnahme gegeben. Hier ist nun die unsrige:

Wir beobachten die Bemühungen um Standards im Kontext des Enterprise Content Management laufend, seien es solche, die von Firmen wie Microsoft qua Verbreitungsmacht oder durch Organisationen wie die ISO vorangetrieben werden. Zuletzt hatten wir uns entschieden, die Version 2.0 der Business Process Model and Notation, kurz BPMN 2.0, zu unterstützen. Die BPMN beschreibt einerseits, wie Aufgabenketten grafisch dargestellt werden, und mit der Version 2.0 wurde für die Interoperabilität der Modelle eine eigenes Datenformat inklusive eine Ausführungsbeschreibung für das Workflow spezifiziert. Wir sahen den Markt nun bereit und hatten während unserer Umsetzung dazu merhfach berichtet, zuletzt mit diesem Artikel: SAPERION und Signavio auf dem Weg zum BPM Round-Trip Engineering (2).

Da eine Spezifikation erst als Standard bezeichnet werden kann, wenn er am Markt akzeptiert ist, beobachten wir laufend, welchen Hersteller und Anwender sich ihnen annehmen. Die Erfahrung hat gezeigt, dass eher die wenigsten Spezifikation gerade im ECM das Potential hatte, sich auf dem Markt durchzusetzen (siehe die Historie der Versuche hier: JCR ist tot, es lebe CMIS? Da schau’n mer mal, so heißt es für uns die Kräfte richtig einzuteilen.

Und das gilt auch für den Standard MoReq2010. Auch hier hat es eine lange Historie. Und neben diesem europäischen Versuch gibt es die auch international beachtete DoD 5015.2 aus den USA als auch jeweils nationale Versuche wie in Deutschland das DOMEA-Konzept, im Records Management Marken zu setzen. Bis auf die DoD ist noch wenig umgesetzt bzw. eingesetzt worden. Wir sind daher gespannt auf die Entwicklung von MoReq2010 und werden bei Bedarf entsprechend die Anforderungen umsetzen.

Persönlich bin ich mittlerweile zu der Überzeugung gekommen, dass sich nur Standards durchsetzen werden, die allgemeingültig und einfach sind. Mit dem Internet sind wir mittlerweile daran gewöhnt, dass wir weltweit miteinander arbeiten. Eine europäische Lösung, die nicht weiltweit Anerkennung findet, wird vermutlich auf Dauer scheitern. Aber viel gewichtiger ist der zweite Punkt, der Umfang und die Komplexität. Hier hat sich gezeigt, dass zu umfangreiche Spezifikationen zwei Killermechnismen in sich tragen: Der Aufwand für die Umsetzung steht in keinem Verhältnis zum Nutzen (Aus Sicht des Herstellers: Umsatz) und eine eingeschränkte Flexibitlität in Bezug auf weitere Innovationen.

Das muss nicht die Regel sein. Wenn wir uns die oben erwähnte Spezifikation BPMN 2.0 anschauen, so sehen wir inzwischen an die 100 grafischen Elemente und eine Reihe technischer Attribute für die Orchestrierung von Web-Services für die Ausführung von Aufgabenketten durch Workflow Engines. Hier zeichnete sich aber in der zweiten Hälfte des letzten Jahrzehnts ab, dass der Markt in Resonanz mit den grafischen Modellen gekommen ist. Mag sein, dass hier die EPKs der IDS Scheer den Boden bereitet hatten und damit die Akzeptanz für eine einheitliche und unabhängigere Notation vorgezeichnet war.

Schauen wir aber auf die Spezifikation des Java Content Repository 2.0, einer Parallelveranstaltung zur CMIS, dann können wir hier ein schönes Beispiel erkennen, wie schnell die Euphorie verflogen war. Die Idee einer einheitlichen Schnittstelle zur Ansprache eines Content Repositories ist erst einmal genial. Nur, wenn dann wieder eine Eierlegendewollmilchsau geschaffen wird, mit über 1.000 Testfällen, dann wird dieser Flohzirkus kaum noch handhabbar.

Aber auch der andere Weg, einen überschaubaren Spezifikation mit weniger Funktionen, sprich dem kleinsten gemeinsamen Nenner zu schreiben, scheint genauso zum Scheitern verurteilt. Denn es sind ja gerade die außerhalb dieser Spezifikation liegenden individuellen Funktionen die den kundenspezifischen Mehrwert eines ausgewählten Herstellers ausmachen, der dann für die Anwendungsfälle fehlen. Wir können uns also im Kreis drehen: Ob sich eine Spezifikation am Ende als akzeptierter Standard entwickeln wird, können wir nicht voraussehen. Es hängt von zu vielen Parametern und Zufällen ab. Genau wie beim Wetter und – wie wir inzwischen auch wissen – in der Wirtschaft.

Lassen wir uns also wieder überraschen, ob MoReq2010 das Zeug zu einem akzeptierten Standard hat.

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Written by Dr. Martin Bartonitz in: Compliance,deutsch,records management | Tags: ,

1 Comment »

  • Dr. Martin Bartonitz

    Von Dr. Urlich Kampffmeyer hat auf XING gepostet:

    Lieber Martin, lieber Herr Huebel,

    das Thema Implementierung von Records Management Standards in Produkten ist zugegebenermaßen ein bei Anbietern ungeliebtes Kind. Dies zeigten auch die Statements von anderen Anbietern, die mich per PN oder E-Mail erreichten und nicht hier zur Veröffentlichung bestimmt sind … :)

    Die grundlegende Frage ist, gibt es einen Markt, gibt es Nachfrage für Produkte, die den Standard erfüllen.

    Häufig war die Frage nach der Erfüllung eiens Standards nur ein “Tickmark” in der Ausschreibung. Und da sich jedes Land mindestens einen eigenen Records Management Standard leistete, war der Aufwand für die Implementierung in Produkten ungeheuer. Deshalb wartete die Branche auch immer auf international akzeptierte Standards, die weltweit oder zumindest regional Gültigkeit besitzen und damit die Erfüllung von vielen nationalen Vorgaben überflüssig machen würden.

    Hiervon sind wir mehr denn je weit entfernt. Die Hoffnungen der letzten Jahre haben sich nicht erfüllt, da auch auf internationaler Ebene ein Wildwuchs an Records Management Standards entstanden ist.

    In einem Whitepaper habe ich versucht den aktuellen Stand zu Prinzipien, Standards und Trends im Records Management zusammenzufassen. Das Dokument kann von unserer Webseite heruntergeladen werden: http://t.co/KEcwUIpG

    Mit besten verschriftguteten Grüßen,

    Ulrich Kampffmeyer

    Comment | 8 February 2012

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