Dec
20
2011

Nachlese zum 22. BPMB-Workshop: Best Practices zu Modellierungskonventionen

Der  Zusammenschluss von Berliner BPM-Experten traf sich ein letztes Mal in diesem Jahr, dieses Mal bei unserem Technologiepartner Signavio. Das Thema waren mögliche Modellierungskonventionen zur Unterstützung der Zusammenarbeit von verschiedenen, homogenen oder auch heterogenen Gruppen in einem BPM-Projekt.  Die beigesteuerten Beiträge aus der Sicht von Beratern und eines Softwareherstellers gaben  zum Einstieg Herr Dr. Gero Decker (Signavio), Herr Kai Helmut Eckert (BOC Group) sowie Herr Jakob Freund (Camunda). Hier nachfolgend eine Zusammenfassung der wichtigsten Inhalte.

Was sind Modellierungskonventionen und warum werden diese eingeführt?

Modellierungskonventionen sind Richtlinien, welche Prozessmodelle:

  • einheitlicher,
  • leicht lesbar,
  • und verständlicher für Modellierer, Fachabteilungen beziehungsweise Endnutzer machen sollen.

Meist bezieht sich die Einführung solcher Richtlinien auf Ziele wie:

  • Qualitätsmanagement
  • Prozesskostenrechnung
  • Wissensmanagement
  • Anwendungsentwicklung
  • Heterogene Anwendungskreise

Welche Probleme können auftauchen? Auf welche Richtlinien und Grundsätze sollte der Fokus bei der Erstellung dieser Modellierungskonventionen liegen?

Syntaktik:

Nutzung der formalen, korrekten Notationsregeln (hier besprochen: BPMN).

Optische (semantisch) und technische Richtlinien z.B.:

Lesefluss, beziehungsweise Modellierungsrichtung von links nach rechts oder von oben nach unten?

  • Eingrenzung von nutzbaren Elementen
  • Nutzung von Gateways oder  Sequenceflows für die Darstellung von Parallelität. Dessen Beschreibungen dienen zur Entscheidungsgrundlage.
  • Nutzung von eingeschränkten Sets für Workflow-Engines, da diese unterschiedliche Symbole auswerten können.

Namenskonventionen:

Benennungen von Labels, Attributen etc.. (-> Glossar)

Pflichtfelder:

Welche Objekte oder Attribute sind vom Modellierer auszufüllen.

Versionierung:

Beschreibt, in welchem Status sich ein Modell befindet, wenn dieses in Bearbeitung ist, oder auch für die Fachabteilungen freigegeben wird.

Modellierungstiefe:

Wie viele Ebenen sollen die Modelle haben und wie umfangreich ist die Nutzung der Elemente? Als Best Practice wurde empfohlen, drei Ebenen zu nutzen. Die erste Ebene zeigt die logische, abstrakte Ebene des Prozesses, die sich für jeden schnell erschließen sollte. An dieser Stelle sollte nur ein kleines Set an Elementen sowie die Darstellung von Swimlanes genutzt werden.

Die zweite Ebene dient dazu, die Froschperspektive, beziehungsweise den operativen Ablauf der Prozesse darzustellen. Das heißt, dass auf dieser Ebene in den Modellen Gateways, Zwischenereignisse und Eskalationsereignisse sowie Prozessbeteiligte in Form von geschlossenen Pools verwendet werden werde. Durch die Nutzung dieser Elemente kann das Modell komplexer werden.

Die dritte und letzte Ebene stellt die technische Darstellung für die Workflow-Engine dar, um den Prozess automatisieren zu können.
Vielen Dank an  dieser Stelle für den Beitrag von Herrn Jakob Freund, aus dem das erläuterte 3-Ebenen-Modell stammt(„BPM-Methodik“, auch dargestellt in seinem BPMN Praxishandbuch) .

Benutzerverwaltung:

Was darf welcher Nutzer bearbeiten? Unter  Umständen kann es sein, dass es  Einschränkungen in der Befugnis der Bearbeitung gibt wie  z.B. bei der Risikoabschätzung von Prozessen. Damit werden Modelle in mehreren Stufen und von mehreren Bearbeitern ausgearbeitet.

Muster oder Alternativen zur Modellierung:

Es ist besonders als Anfänger gut, wenn Vorlagen oder auch Muster von verschiedenen Prozessteilen vorliegen, um komplexe Abläufe besser zu gestalten oder auch schnell zu erlernen. Gerade die Modellierung von  Eskalationen oder Ereignissen (schließend und unterbrechend) kann vielfältig ausgelegt werden.

Best Practice in der Einführung

Modellierungskonventionen sollten nach und nach in einem BPM Projekt eingeführt werden, sobald es mehrere Modellierer gibt. Nach 3-4 Wochen der Modellierung empfiehlt es sich, diese je nach Ermessen und mit Augenmerk auf die genannten Grundsätze und Ziele einzuführen.
Laut der Teilnehmenden Berater an diesem Workshop, ist es empfohlen, dass Modellierungskonventionen in Form von Checklisten, beziehungsweise beschriebenen Rahmenbedingen eingeführt werden. Auch eine Variante ist, dies als einen Katalog (Guide) zu veröffentlichen. Dabei sollte das Schriftstück zu Beginn der Einführung nicht mehr als 2 Seiten an Informationen enthalten. Da es sich um Richtlinien handelt, welche gelebt werden, sollte das Dokument von Zeit zu Zeit  aktualisiert werden.
Auch ein wichtiger Punkt ist die Einsehbarkeit vom Modellierenden, das heißt, dass die Richtlinien zentral abgelegt werden sollten. Dabei empfiehlt es sich zur Zusammenarbeit einen Sharepoint, MediaWiki oder ein WordPress zur Dokumentation zu nutzen. Dabei sollte je nach zentraler Ablage der Modelle (Prozessmodelle) und nach bestehender Software entschieden werden, was im Unternehmen eingesetzt wird.  Wird hierbei Signavio zur Modellierung verwendet, hat man die Möglichkeit, Modelle mittels eines Plugins oder Code Snippet z.B. in WordPress einzubinden.

Apropos Zusammenspiel von Prozessdokumentation in Signavio und Arbeitsanweisungenin SAPERION, da hat Martin letztens noch diesen lesenswerten Artikel geschrieben. Best Practice: Zusammenspiel von Signavio und SAPERION aus Sicht des Qualitätsmanagements

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