SAPERION Blog

Wer seine Prozesse professionell managen will, der lässt sich hier von zertifizierten BPM-Experten helfen. Der dokumentiert die Prozesse sowohl grafisch, z.B. mit Signavio Process Editor, und schreibt weitere Hinweise in begleitende Dokumente, wie z.B. Arbeitsanweisungen zur Nutzung und Pflege von Maschinen. Letzte sollten natürlich am besten in einem DMS verwaltet werden, so dass hier die Freigabeprozesse mit den notwendigen Rechten korrekt abgebildet werden können (sieh auch Die BPM-Wolke nimmt weiter Strukturen an).

Wer sich nun richtig reingehängt hat, seine Prozesslandschaft reif zu machen, der mag dann Interesse haben, sich seinen Reifegrad beurteilen zu lassen. In Deutschland hat die BPM Akadamie im Zusammenspiel mit den BPM Clubs das Reifegradmodell Eden entwickelt. Aus dem Internationalen und speziell Software Bereich kommend ist die ISO-Norm 15504 mit dem Namen SPICE (Software Process Improvement and Capability Determination)  zu nennen. Angepasst, erfreut sie sich u.a. in der Automobilbranche reger (more…)

“Es gibt Begriffe, die gibt´s gar nicht”, oder so ähnlich heißt ein Sprichwort, das man hersagt, wenn man nur noch den Kopf schütteln mag. Was eine Bestätigung ist, dürfte noch einfach sein, aber ein Gelangen? Aber im Prinzip ist es doch dann doch wieder einfach erklärbar. Denn, wenn ein Spediteur eine Ware abliefert, dann ist sie zum Empfänger gelangt. Und genau diese Bestätigung hätte ein Logistik-Unternehmen dem Steuerprüfer für Transporte ab dem 1.1.2012 vorlegen müssen, um die Vorsteuerbefreiung bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung nachzuweisen. Nun hat es aufgrund von Einführungsproblemen nochmals eine Ausnahme Regelung von einem halben Jahr gegeben.

Wer also Dokumente elektronisch archiviert und mit Logistik zu tun hat, der darf nun ein neues Dokument in seiner elektronischen Speditionsakte ablegen. Der Titel auf dem Formular Anlage 1 zum Umsatzsteuer-Anwendungserlass (zu Abschnitt 6a.3) lautet:

Bestätigung über das Gelangen des Gegenstands einer innergemeinschaftlichen Lieferung in einen anderen EU-Mitgliedstaat (Gelangensbestätigung)

Nun also etwas genauer:

Die Gelangensbestätigung ist ein Beleg, der vom ausländischen Abnehmer, also dem Vertragspartner des Lieferers ausgestellt/unterzeichnet werden muss, jedoch beim Absender (Verkäufer) oder der Spedition vorliegend als Nachweis dient.

Die Gelangensbestätigung muss nach amtlichem Muster zwingend folgende Angaben umfassen (Quelle): (more…)

Fuhrmann

Ich schreibe ja nun schon länger darüber, warum wir uns um Compliance-Themen kümmern sollten, geht es doch um ein nachhaltiges, ehrliches miteinander Wirtschaften. Ich arbeite gerade an den neuen Texten mit Bezug auf unsere Komeptenzen in den einzelnen Branchen, die dann auf unserem neuen Web-Auftritt zu finden sein werden, und bekomme von einem Kollegen zur Unterstützung einen Foliensatz, wo ich diesen wunderbaren Fuhrmannseid von 1691  finde:

Ich schwöre einen Eid zu Gott,
dass ich das Gut,
das mir zu fahren aufgeladen wird,
für billigmäßige Belohnung dahin fahren,
treulich verwahren und redlich überliefern will,
kein Stück verfahren oder (more…)

Das Aufbewahren von Informationen wird motiviert durch Regularien und der Bewahrung von Wissen, sprich dem Gegenwirken von Vergessen, auch Geschichtsschreibung genannt. Die Regularien sollen uns helfen, unsere Geschäfte nachhaltig und vertrauensvoll zu gestalten, sprich unser Ansehen nicht durch Regelverletzungen zu schädigen. Damit die aufbewahrten Informationen auch nach Jahren noch handhabbar sind und auch untereinander austauschbar (interoperabel) sind, gibt es seit Jahren Anstrengungen für einen einheitlichen Umgang damit. So hat sich in den USA die aus dem militärischen Umfeld kommende Spezifikation DoD 5015.2 als Standard durchgesetzt. In Deutschland könnte man für den öffentlichen Bereich das DOMEA-Konzept nennen, das sich gerade in einer starken Überarbeitung befindet. Für Europa ist seit Jahren die Spezifikation MoReq unterwegs, mittlerweile im dritten Anlauf, um Akzeptanz am Markt zu finden.

Dr. Ulrich Kampffmeyer hat noch vor den letzten Weihnachtstagen eine kurze Zusammenfassung des aktuellen Stands von MoReq2010 gegeben und auch die Hersteller angefragt, wie es um eine Unterstützung stehen wird. Bisher hatte nur OpenText eine Stellungnahme gegeben. Hier ist nun die unsrige: (more…)

Inspiriert durch das gemeinsame Schreiben eines im Februar 2012 erscheinenden Artikels mit Jürg Truniger, der Mitarbeit an dem ersten zur CeBIT 2012 erscheinenden Whitepapers der BITKOM zum E-Mail-Management sowie dem aktuell veröffentlichten Artikel E-Mail: Totgesagte leben länger? von Dr. Ulrich Kampffmeyer möchte ich mit diesem Artikel wieder einen Blick in die Glaskugel wagen und behaupten, dass wir bald den Peak E-Mail gesehen haben werden.

Ich habe zwar auf die Schnelle keine exakten Zahlen über das Verhältnis von E-Mail- (aktuell 3 Milliarden pro Tag) zu Instant-Messenging- und Social Media-Nachrichten gefunden, aber die Grafik (Quelle) zeigt einen deutlichen Trend zu (more…)

Auf der ControllerWissen-Plattform von HAUFE. ist zu lesen, dass die Zukunftsstudie, die in den letzten beiden Heften des Controller Magazins vorgestellt wurde, das Thema Compliance auf die Liste der zehn wichtigsten Zukunftsthemen des Controllings eingeordent hat und sogar auf den vierten Platz.

Dass das Thema Compliance ein wichtiges ist, können wir auf Basis unserer Leserstastiken auf unserem Blog bestätigen. Unter den Allzeit-Top-Ten sind vier Artikel, die sich mit dem Thema allgemein befassen und ein spezielles, das sich mit dem Vernichten von Dokumenten nach dem Scannen beschäftigt. In den letzten vier Monaten findet sich unter den Top Five des letzten Monats immer wieder einer der Artikel aus der Serie von Christine Mummert rund um das Thema Internes Kontrollsystem.

Für die neuen Leser auf dem Blog, die die Fragen stellen, was denn die SAPERION mit Compliance Management am Hut hat, so viel: unsere ECM Suite unterstützt bei der Verwaltung (more…)

Ich schrieb gerade an einem Kapitel für einen Leitfaden zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems, das ein Verband zur CeBIT rausbringen wird.  Es befasst sich mit der Einhaltung von Gesetzen und Regularien (Compliance) im Umgang mit geschäftlichen E-Mails. Und da wir auf unserem Blog bisher nur in kleinen Häppchen darüber schrieben, möchte ich die Gelegenheit genutzt, ciesen kleinen Teil des Gesamtwerks auch hier zu veröffentlichen.

Grundsätzlich kann festgestellt werden, dass die E-Mail inzwischen gleichgestellt ist mit dem normalen Brief, zumindest was ihre Aufbewahrung angeht. Der Umgang mit ihr ist allerdings in Details aufgrund ihres elektronischen Formats sicherlich etwas anders. Die Gleichstellung der geschäftlichen E-Mail ist spätestens mit dem § 257 des Handelsgesetzbuchs (HGB) erfolgt, denn sie ist damit ein Handelsbrief und entsprechend der Abgabenordnung (AO) und nach den Regeln der GoBS / GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) aufzubewahren. § 147 AO fordert jegliche Korrespondenz, die “ein Geschäft vorbereitet, abwickelt, rückgängig macht oder abschließt”, also etwa Aufträge, Reklamationsschreiben, (more…)

The advance of social media has reached a critical mass and is now an integral part of our professional lives. Many of us blog and tweet as if we had been doing it forever. While mostly beneficial, there are undeniably some drawbacks and risks. Many companies are beginning to wonder precisely what their employees are communicating and with whom they are exchanging information.

The primary concern is not whether employees are “misusing” social media for personal matters, but whether or not the company can retain control over which business-related information is shared and the form in which it is shared.

In order to retain (or regain) this control, it is important to distinguish between two different aspects: “technical control” and the ability to regulate the “content” of communication. (more…)

Der Vormarsch der Sozialen Medien lässt sich nicht mehr aufhalten und hat längst auch Einzug in das Geschäftsleben gefunden. Er wird gebloggt und getwittert, was das Zeugs hält. Dass das nicht nur positiv ist, liegt auf der Hand. Viele Unternehmen fragen sich, was genau und an wen über die neuen Kanäle kommuniziert wird.

Und hier steht nicht die Frage im Vordergrund, ob “Social Media” für private Zwecke “missbraucht” wird, sondern vielmehr wie ein Unternehmen die Kontrolle darüber behalten kann, welche geschäftlichen Informationen in welcher Form in die Welt getragen werden.

Um diese Kontrolle (wieder) zu erlangen, muss man ganz sicher unterscheiden in die zwei Bereiche “technische Kontrolle” und “inhaltliche Regelungen bzgl. der Kommunikation”. (more…)

Die wilden Dokumente treiben überall ihr Unwesen.

Wer kennt das nicht: Wo ist die Mail hin? Wer hat die Budgettabelle? Was ist mit der Rechnung passiert?

Der PC und die Dokumente machen mal wieder, was sie wollen. In solchen Ohnmachtsmomenten beschleicht einen der Verdacht, dass die Dokumente ein Eigenleben haben und es lieben, uns hinters Licht zu führen. In der Tat scheint das sogar der Fall zu sein: SAPERION hat die wilden Dokumente heimlich beobachtet und ihr verrücktes Verhalten auf Video aufgenommen.

Was die Dokumente so alles anstellen, wenn wir nicht hinschauen, sehen Sie hier:
www.saperion.com/simply-managed/#film