SAPERION Blog

Der Vormarsch der Sozialen Medien lässt sich nicht mehr aufhalten und hat längst auch Einzug in das Geschäftsleben gefunden. Er wird gebloggt und getwittert, was das Zeugs hält. Dass das nicht nur positiv ist, liegt auf der Hand. Viele Unternehmen fragen sich, was genau und an wen über die neuen Kanäle kommuniziert wird.

Und hier steht nicht die Frage im Vordergrund, ob “Social Media” für private Zwecke “missbraucht” wird, sondern vielmehr wie ein Unternehmen die Kontrolle darüber behalten kann, welche geschäftlichen Informationen in welcher Form in die Welt getragen werden.

Um diese Kontrolle (wieder) zu erlangen, muss man ganz sicher unterscheiden in die zwei Bereiche “technische Kontrolle” und “inhaltliche Regelungen bzgl. der Kommunikation”. (more…)

Die wilden Dokumente treiben überall ihr Unwesen.

Wer kennt das nicht: Wo ist die Mail hin? Wer hat die Budgettabelle? Was ist mit der Rechnung passiert?

Der PC und die Dokumente machen mal wieder, was sie wollen. In solchen Ohnmachtsmomenten beschleicht einen der Verdacht, dass die Dokumente ein Eigenleben haben und es lieben, uns hinters Licht zu führen. In der Tat scheint das sogar der Fall zu sein: SAPERION hat die wilden Dokumente heimlich beobachtet und ihr verrücktes Verhalten auf Video aufgenommen.

Was die Dokumente so alles anstellen, wenn wir nicht hinschauen, sehen Sie hier:
www.saperion.com/simply-managed/#film

Ende September wurden unsere SAPERION Schnittstellenprodukte zur Anbindung an SAP erfolgreich zertifiziert. Da die Testierung „nur“ alle drei Jahre durchgeführt werden muss, hatte ich endlich wieder das Vergnügen unsere SAP Zertifizierung zu begleiten.

Im Rahmen der Testierung haben wir den SAPERION ECM R/Link for SAP® für die SAP ArchiveLink Schnittstelle erneut zertifiziert, und erstmals die Anbindung an SAP ILM über WebDAV im Kontext unseres neuen Produkts SAPERION ECM Data Archiving for SAP ILM.

Bei der ArchiveLink Zertifizierung, deren genaue SAP-Bezeichnung BC-AL 6.20 ArchiveLink for Archiving Systems lautet, trat schon so was wie Routine ein. Der Ablauf hat sich nicht verändert, so wussten wir schon Bescheid, was auf uns zukommt und wie sich der Prozess darstellt. Sprich wir waren auch sehr schnell durch.

Nervöser waren wir alle schon bei der (more…)

Im Zuge des Compliance Managements als auch der Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden und Lieferanten, aber auch im Rechtsstreit kommt immer wieder die Frage auf, wann seitens der Firmenleitung, von Vorgesetzten oder auch von Kollegen in die E-Mails eines Mitarbeiters geschaut werden darf. Einerseits müssen sich Firmen vor Korruption schützen oder im Falle von Beweisermittlungen notwendige Dokumente finden können. Andererseits müssen Kollegen im Falle von Abwesenheit auf wichtige Korrespondenzen der Kollegen zugreifen können, wenn ein Fall gerade dringend zu bearbeiten ist. Ich möchte die Themen in diesem Artikel ein wenig vertiefen und aus meinem Erfahrungsschatz der diversen Projekten der Archivierung von E-Mails berichten.

Grundsätzlich empfehlen wir, den Firmen-Account nicht für den privaten E-Mail-Verkehrt zu erlauben. Denn wird dieser erlaubt, ist es aufgrund tangierender Persönlichkeitsrechte so gut wie unmöglich, die Einsicht in das E-Mail-Fach eines Mitarbeiters durch andere Personen zu erlauben. Ist die private Nutzung per Vereinbarung (hier ein Beispielschreiben) ausgeschlossen, so erhält das Unternehmen einsprechende Kontrollrechte, da davon auszugehen, dass sämtliche E-Mails geschäftsbezogene Inhalten haben. Generell unzulässig ist dennoch eine (more…)

Ich bin wieder zurück aus dem nebligen Frankfurt, in dem heute der von der PROJECT CONSULT veranstaltete Records Management & Compliance Fachtag unter Führung von Dr. Ulrich Kampffmeyer stattfand (Agenda). Ich hatte die Gelegenheit, in einem Vortrag über unsere SAPERION ECM Compliance Suite zu sprechen als auch über unsere Lösung für die Archivierung von Web-Auftritten. Dabei hatte ich die Steilvorlage von Simon Scheurer von unserem Partner qumram, deren Software die Basis für unser SAPERION ECM Web Content Archive ist, nutzen können. Sein Kollege Jürg Truniger war ebenfalls anwensend, mit dem ich unsere Artikel-Serie zu diesem noch neuen Thema geschrieben habe. Der nächste Fortsetzungsartikel wird in Kürze kommen, versprach Jürg.

Herr Kampffmeyer startete mit dem initialen Vortrag zum Fachtag und sprach seine Vision aus, dass sich die ECM-Syteme zukünftig in (more…)

E-Mails sind zweifellos eine große Errungenschaft: Sie sparen signifikant viel Zeit und Kosten, beschleunigen Arbeitsprozesse durch den raschen Informationsaustausch und können so auch häufig Entscheidungswege verkürzen.

Vermutlich wird es nur wenige Unternehmen geben, die auf E-Mail-Systeme verzichten möchten und daher ziemlich froh sein dürften, dass es die elektronische Post schon seit – seien wir grosszügig – ungefähr 25 Jahren mehr oder weniger flächendeckend gibt.

Zum Glück hat sich die Technologie rund um das Thema E-Mail in den letzten Jahren auch ordentlich weiterentwickelt. Wenn ich z.B. an meine allererste E-Mail-Adresse bei Compuserv zurückdenke – sie erinnern sich? Die E-Mail mit den gefühlten 25 Ziffern vor dem @-Zeichen? – wird mir heute noch ganz schwindlig.

Damals konnte man – zumindest rückblickend – noch nicht von einer echten (more…)

The advent of e-mail has been – allow me to understate – a major advance in business communication. It saves a tremendous amount of time, reduces costs, and accelerates work processes by enabling rapid exchange of information. As a result, decisions are often made with greater speed and effectiveness.
We can assume that only a tiny fraction of modern companies would be willing to forgo their e-mail systems. In fact, it would be safe to say that virtually all companies are pleased with the universal availability of electronic mail for the past 25 years or so. (more…)

Die Arena mal ohne Schalkes Spielwiese, die sich gerade draußen sonnte

Ich war vorgestern auf der sehr gelungenen Veranstaltung DMSspecial 2011 unseres langjährigen Partners Laufenberg. Gelungen aufgrund des Mixes der Vorträge rund um das Thema Dokumentenmanagement. Gelungen für uns selbst, da fast jeder der Vorträge einen Bezug zu SAPERION hatte. Gelungen, da die abschließende Keynote uns allen gezeigt hat, wie einfach unsere Informationstechnologien angegriffen werden kann, inklusive Live-Angriff im Internet und wie wichtig damit die IT-Complinace ist (siehe Artikelserie zum Internen Kontrollsystem). Und besonders gefallen konnte der Veranstaltungsort, die beeindruckende Veltins Arena auf Schalke.

Und als gebürtiger Dortmunder und daher mit einem Herz für die Borussia war das nochmal was Besonderes, den Platz des Trainers zur Pressekonferenz zusammen (more…)

Wann immer man sich Gedanken um eine Lösung zur Verwaltung der Informationsobjekte für einen Bereich in seinem Unternehmen oder seiner Organisation macht, ist immer abzuwägen: Investiere ich in eine Insellösung, die schnell und exakt die aktuellen Anforderungen löst – z.B. die Archivierung von E-Mails oder Web-Auftritten – oder investiere ich in eine Lösung, die mir auch in den meisten anderen Fällen helfen wird?

Die Verwaltung von unstrukturierten Informationen im Unternehmen im Sinne einer ganzheitlichen Informationsstrategie ist eine erfolgskritische Aufgabe. Sie gewährleistet, dass Informationen reibungslos im Unternehmen zirkulieren können. Daten und Dokumente werden von den verschiedensten – internen und externen – Systemen erzeugt und müssen gleichzeitig an Folgesysteme zur weiteren Verarbeitung übergeben werden. Das Management von Dokumenten muss also die gesamte Wertschöpfungskette umspannen. Nur so kann überhaupt eine hohe Qualität des Gesamtprozesses erreicht werden. Sind Informationen nicht in die unternehmensweite Informationsstrategie eingebunden – liegen sie also mehr oder weniger in separierten Datensilos – dann drohen Qualitätseinbußen im Prozess: Informationen sind nicht dort verfügbar, wo sie benötigt werden; Dokumente werden evtl. teilweise redundant gehalten, was schnell zu Widersprüchlichkeiten führt; Daten sind nicht “im Kontext” verfügbar, was eine Rundumsicht auf alle Informationen, die z.B. einen Kunden oder ein Projekt betreffen, erfolgreich verhindert.

Ganz abgesehen davon, dass auch auf der IT-Seite durch Insellösungen Aufwand erzeugt wird – insbesondere (more…)

Letzte Woche – also am 25. und 26. Oktober 2011 – habe ich in Frankfurt am Main gleich drei interessante Veranstaltungen, die Digital Touch, Voice + IP und Be Connected besucht. Diese fanden erstmals zeitgleich im Portalhaus unter der Regie der Messe Frankfurt statt. Die Fragen, mit denen sich dort die rund 1.500 Kongress- und Messeteilnehmer befassten waren z. B:

• Wohin steuert die Business- und Kundenkommunikation von morgen?
• Welche Technologien und Trends setzen sich durch?
• Welche Möglichkeiten sind heute schon nutzbar?
• Wie sieht der Arbeitsplatz von (über-)morgen aus?

Die Antworten reichten von Visionen, über wage Vermutungen, bis hin zu konkreten Strategien. Das Fazit von Herrn Thomas Schröder, Geschäftsführer von Microsoft Deutschland, fand ich sehr treffend. Er betonte:

Die IT-Industrie ist gefordert, Unternehmen mehr und besser zu beraten: Sie muss Firmen im ersten Schritt dabei unterstützen, die (more…)