Während ich im vorangehenden Artikel zur Gegenüberstellung von E-Mail und Web-Archivierung vor allem die grundsätzlichen Einsatzgebiete der beiden Instrumente beschrieben und eine Trendeinschätzung gemacht habe, möchte ich mich in diesem Artikel dediziert auf die Archivierung der über die beiden Kanäle ausgetauschten Informationen eingehen. Den Artikel abschliessen werde ich mit einem Fazit zur im ersten Artikel erwähnten Einschätzung von Gartner zum Web-Archivierungsmarkt.
Wenn man bei Wikipedia nachschlägt, werden die folgenden Einsatzgebiete bzw. Anwendungsfälle für die E-Mail-Archivierung beschrieben:
- Archivierung zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen
- Archivierung als Schutz vor E-Mail-Datenverlust
- Archivierung als Schutz vor Überlastung von E-Mail-Servern
Was da im Grunde genommen noch fehlt, ist Folgendes:
4. Archivierung zur Erreichung eines ganzheitlichen Informationsmanagements (die Komplettierung einer Fallakte oder elektronischen Dossiers mittels E-Mails)
Im Prinzip gelten alle diese Einsatzgebiete auch für das Feld der Web-Archivierung. Welches aber sind die genauen Überschneidungen bzw. Unterschiede?
E-Mail Archivierung: Ansätze und Limitierungen
E-Mails lassen sich auf zwei verschiedene Methoden archivieren: server- und client-gesteuerte Archivierung.
Eine E-Mail, die auf einem E-Mail-Server eintrifft, kann bereits zu diesem Zeitpunkt der Archivierung übergeben werden. Dasselbe erfolgt auch bei den ausgehenden E-Mails. In diesem Fall spricht man von der server-gesteuerten Archivierung, oder dem sogenannten „Journaling“. Eine Voraussetzung für die Erzielung von Rechtskonformität ist dabei die Gewährleistung, dass die E-Mails inkl. Anhänge manipulationssicher ins Archivsystem übertragen werden. Dass bei dieser Methode grosse Datenvolumen anfallen, ist augenscheinlich. Gerade wenn man in Betracht zieht, wie gross der heutige Anteil der Spam-Mails ist. Obwohl es Möglichkeiten gibt, E-Mails entsprechend definierter Regeln automatisiert zu (more…)