SAPERION Blog

7:00 Uhr

Frisch gefrühstückt, von der Familie verabschiedet, fahre ich los zu meinem Termin mit einem Partner, um mit ihm neue Funktionen für die SAPERION ECM Suite durchzusprechen. Ziel ist sein Büro in Leipzig. Ich hatte mir gestern Abend noch auf meinem iPhone in der Bahn-App mögliche Verbindung von Berlin Hbf nach Leipzig Hbf rausgesucht und in der Karten-App noch den kurzen Fußweg zum Bahnhof gespeichert.

7:45 Uhr

Das Auto steht im Parkhaus und ich sitze gemütlich im Zug bei einer weiteren Tasse dampfenden Kaffees. Ich nutze die Zeit, um auf meinem iPad in unserem iSAPERION App nochmals nach den eingereichten Features und User Stories zu schauen. Ich mache mir einige Notizen auf den Dokumenten, und bin auch schon in Leipzig angekommen. (more…)

Das Aufbewahren von Informationen wird motiviert durch Regularien und der Bewahrung von Wissen, sprich dem Gegenwirken von Vergessen, auch Geschichtsschreibung genannt. Die Regularien sollen uns helfen, unsere Geschäfte nachhaltig und vertrauensvoll zu gestalten, sprich unser Ansehen nicht durch Regelverletzungen zu schädigen. Damit die aufbewahrten Informationen auch nach Jahren noch handhabbar sind und auch untereinander austauschbar (interoperabel) sind, gibt es seit Jahren Anstrengungen für einen einheitlichen Umgang damit. So hat sich in den USA die aus dem militärischen Umfeld kommende Spezifikation DoD 5015.2 als Standard durchgesetzt. In Deutschland könnte man für den öffentlichen Bereich das DOMEA-Konzept nennen, das sich gerade in einer starken Überarbeitung befindet. Für Europa ist seit Jahren die Spezifikation MoReq unterwegs, mittlerweile im dritten Anlauf, um Akzeptanz am Markt zu finden.

Dr. Ulrich Kampffmeyer hat noch vor den letzten Weihnachtstagen eine kurze Zusammenfassung des aktuellen Stands von MoReq2010 gegeben und auch die Hersteller angefragt, wie es um eine Unterstützung stehen wird. Bisher hatte nur OpenText eine Stellungnahme gegeben. Hier ist nun die unsrige: (more…)

Während ich im vorangehenden Artikel zur Gegenüberstellung von E-Mail und Web-Archivierung vor allem die grundsätzlichen Einsatzgebiete der beiden Instrumente beschrieben und eine Trendeinschätzung gemacht habe, möchte ich mich in diesem Artikel dediziert auf die Archivierung der über die beiden Kanäle ausgetauschten Informationen eingehen. Den Artikel abschliessen werde ich mit einem Fazit zur im ersten Artikel erwähnten Einschätzung von Gartner zum Web-Archivierungsmarkt.

Wenn man bei Wikipedia nachschlägt, werden die folgenden Einsatzgebiete bzw. Anwendungsfälle für die E-Mail-Archivierung beschrieben:

1. Archivierung zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen
2. Archivierung als Schutz vor E-Mail-Datenverlust
3. Archivierung als Schutz vor Überlastung von E-Mail-Servern

Was da im Grunde genommen noch fehlt, ist Folgendes:

4.  Archivierung zur Erreichung eines ganzheitlichen Informationsmanagements (die Komplettierung einer Fallakte oder elektronischen Dossiers mittels E-Mails)

Im Prinzip gelten alle diese Einsatzgebiete auch für das Feld der Web-Archivierung. Welches aber sind die genauen Überschneidungen bzw. Unterschiede?

E-Mail Archivierung: Ansätze und Limitierungen

E-Mails lassen sich auf zwei verschiedene Methoden archivieren: server- und client-gesteuerte Archivierung.

Eine E-Mail, die auf einem E-Mail-Server eintrifft, kann bereits zu diesem Zeitpunkt der Archivierung übergeben werden. Dasselbe erfolgt auch bei den ausgehenden E-Mails. In diesem Fall spricht man von der server-gesteuerten Archivierung, oder dem sogenannten „Journaling“. Eine Voraussetzung für die Erzielung von Rechtskonformität ist dabei die Gewährleistung, dass die E-Mails inkl. Anhänge manipulationssicher ins Archivsystem übertragen werden. Dass bei dieser Methode grosse Datenvolumen anfallen, ist augenscheinlich. Gerade wenn man in Betracht zieht, wie gross der heutige Anteil der Spam-Mails ist. Obwohl es Möglichkeiten gibt, E-Mails entsprechend definierter Regeln automatisiert zu (more…)

Inspiriert durch das gemeinsame Schreiben eines im Februar 2012 erscheinenden Artikels mit Jürg Truniger, der Mitarbeit an dem ersten zur CeBIT 2012 erscheinenden Whitepapers der BITKOM zum E-Mail-Management sowie dem aktuell veröffentlichten Artikel E-Mail: Totgesagte leben länger? von Dr. Ulrich Kampffmeyer möchte ich mit diesem Artikel wieder einen Blick in die Glaskugel wagen und behaupten, dass wir bald den Peak E-Mail gesehen haben werden.

Ich habe zwar auf die Schnelle keine exakten Zahlen über das Verhältnis von E-Mail- (aktuell 3 Milliarden pro Tag) zu Instant-Messenging- und Social Media-Nachrichten gefunden, aber die Grafik (Quelle) zeigt einen deutlichen Trend zu (more…)

Wie von Martin charmant „angeschubst“, möchte ich in der Artikel-Serie zum Thema Web-Archivierung wieder einmal zu Wort melden, und zwar mit einem aus meiner Sicht sehr interessanten Thema:

Gemäss Aussage von Analysten von Gartner steht der Web-Archivierungsmarkt heutzutage ungefähr da, wo die E-Mail-Archivierung vor etwa 10 Jahren stand: die Anforderungen sind im Grunde genommen bereits klar, aber die entsprechenden Lösungen haben sich noch nicht in der Breite am Markt durchgesetzt. Die Leute von Gartner rechnen, dass die Nachfrage nach Web-Archivierungslösungen in etwa dasselbe massive Wachstum erfahren wird, wie das im Bereich der E-Mail Archivierungslösungen in den vergangenen Jahren erfolgt ist.

Da drängt sich ein Vergleich ja förmlich auf: was sind die hauptsächlichen Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen der Web-Archivierung und der E-Mail Archivierung? Können die Annahmen von Gartner bestätigt werden?

Die Beantwortung dieser Fragen möchte ich in zwei Schritten, also in zwei getrennten Blog-Artikeln machen:

1. Vergleich von E-Mail und browserbasierter Kommunikation inkl. Trendeinschätzung
2. Vergleich von E-Mail und Web-Archivierung sowie Fazit zur obigen Annahme von Gartner

Die Nutzung von E-Mail und Web-Plattformen in der privaten und Geschäftskommunikation

Die E-Mail – Einfachheit und Komplexität gehen Hand in Hand

Gerade aufgrund der Einfachheit in der Nutzung hat die E-Mail nach wie vor eine dominierende Rolle, sowohl in der privaten, wie auch in der geschäftlichen Kommunikation. Gerade die Mobilisierung der Endgeräte hat (more…)

Auf der ControllerWissen-Plattform von HAUFE. ist zu lesen, dass die Zukunftsstudie, die in den letzten beiden Heften des Controller Magazins vorgestellt wurde, das Thema Compliance auf die Liste der zehn wichtigsten Zukunftsthemen des Controllings eingeordent hat und sogar auf den vierten Platz.

Dass das Thema Compliance ein wichtiges ist, können wir auf Basis unserer Leserstastiken auf unserem Blog bestätigen. Unter den Allzeit-Top-Ten sind vier Artikel, die sich mit dem Thema allgemein befassen und ein spezielles, das sich mit dem Vernichten von Dokumenten nach dem Scannen beschäftigt. In den letzten vier Monaten findet sich unter den Top Five des letzten Monats immer wieder einer der Artikel aus der Serie von Christine Mummert rund um das Thema Internes Kontrollsystem.

Für die neuen Leser auf dem Blog, die die Fragen stellen, was denn die SAPERION mit Compliance Management am Hut hat, so viel: unsere ECM Suite unterstützt bei der Verwaltung (more…)

Logo der Offensive

Freunde des Themas Business Process Management in der Region Rhein-Rhur dürfen sich über mehr Gelegenheiten zum Erfahrungsaustausch freuen. Die Berliner Kollegen hatten schon seit Längerem Gelegenheit gehabt, bei entsprechenden Veranstaltungen der BPM Initiative Berlin teilnehmen zu können, wie auch immer wieder davon berichtet. SAPERION ist offizieller Unterstützer der BPMB. Ich selbst bin Mitgründer der neuen BPM Offensive Rhein.Ruhr, die sich im Dezember 2011 konstituierte.

Das Hauptaugenmerk der BPM Offensive Rhein.Ruhr wird im Bereich des klassischen Business-IT Alignment liegen. Dabei wird die Offensive ihren inhaltlichen Fokus weniger auf die klassischen Bereiche des strategischen Prozessmanagements und der konkreten Automatisierung von Prozessen legen als vielmehr auf die vermeintlichen Bindethemen zwischen diesen beiden skizzierten Welten zu setzen, wie dies die folgende Grafik darstellt: (more…)

Ich schrieb gerade an einem Kapitel für einen Leitfaden zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems, das ein Verband zur CeBIT rausbringen wird.  Es befasst sich mit der Einhaltung von Gesetzen und Regularien (Compliance) im Umgang mit geschäftlichen E-Mails. Und da wir auf unserem Blog bisher nur in kleinen Häppchen darüber schrieben, möchte ich die Gelegenheit genutzt, ciesen kleinen Teil des Gesamtwerks auch hier zu veröffentlichen.

Grundsätzlich kann festgestellt werden, dass die E-Mail inzwischen gleichgestellt ist mit dem normalen Brief, zumindest was ihre Aufbewahrung angeht. Der Umgang mit ihr ist allerdings in Details aufgrund ihres elektronischen Formats sicherlich etwas anders. Die Gleichstellung der geschäftlichen E-Mail ist spätestens mit dem § 257 des Handelsgesetzbuchs (HGB) erfolgt, denn sie ist damit ein Handelsbrief und entsprechend der Abgabenordnung (AO) und nach den Regeln der GoBS / GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) aufzubewahren. § 147 AO fordert jegliche Korrespondenz, die “ein Geschäft vorbereitet, abwickelt, rückgängig macht oder abschließt”, also etwa Aufträge, Reklamationsschreiben, (more…)

Vor fast genau zwei Jahren hatte ich über den neuen BPM-Trend mit dem neuen Akronym CEM = Customer Expectation Management geschrieben. Während die älteren BPM-Disziplinen wie TQM, BPI, Six Sigma, etc. ihren Schwerpunkt in die Steigerung der Effizienz von Prozessen legte, so kümmert sich das CEM um eine Verbesserung in der Kundenbindung. Grund: Auf einem Markt immer gleicher werdender Produkte ist es inzwischen leichter, mit Bestandskunden weitere Geschäfte zu machen, als neue Kunden zu gewinnen. Dieser Trend hat sich fortgesetzt und manifestiert sich inzwischen in Deutschland mit dem Begriff Loyalitätsmarketing.

Ich bin gerade über eine Info-Mail der Competence Site von Winfried Felser auf eine Replik von Anne M. Schüller, einer führenden Expertin für Loyalitätsmanagement, auf das Thema Gewinn und Gutmenschentum als Gegensatz gestoßen, mit einer flammenden Ausführung darüber, wie uns das Internet zu mehr Ehrlichkeit in unserem Handel erzieht. Aber auch Herr Felser geht in seinem Artikel Die Kompetente Gesellschaft und ihre Feinde auf den Wandel des Verhältnisses zwischen Gesellschaft und Wirtschaft ein. So schreibt er:

Der Schlüssel zu dieser scheinbar unmöglichen Konvergenz ist dabei „Kompetenz“ bzw. eine vernetztere, ganzheitlichere Weltsicht, die sich dann auch normativ als Partnerschaftlichkeit auswirkt. Wer die Welt in der Sach-, Sozial- und Zeitdimension (Nachhaltigkeit!) vernetzt betrachtet (more…)

Winterlandschaft

8. Dezember 18:00

Es hat angefangen zu schneien. Der erste Schnee in diesem Jahr. Meine Frau und ich haben unsere Cocktails genommen und stundenlang am Fenster gesessen und zugesehen wie riesige, weiße Flocken vom Himmel herunter schweben. Es sah aus wie im Märchen. So romantisch – wir fühlten uns wie frisch verheiratet. Ich liebe Schnee.

9. Dezember

Als wir wach wurden, hatte eine riesige, wunderschöne Decke aus weißem Schnee jeden Zentimeter der Landschaft zugedeckt. Was für ein phantastischer Anblick! Kann es einen schöneren Platz auf der Welt geben? Hierher zu ziehen war die beste Idee, die ich je in meinem Leben hatte. Habe zum ersten Mal seit Jahren wieder Schnee geschaufelt und fühlte mich wieder wie ein kleiner Junge. Habe die Einfahrt und den Bürgersteig freigeschaufelt. Heute Nachmittag kam der Schneepflug vorbei und hat den Bürgersteig und die Einfahrt wieder zugeschoben, also holte ich die Schaufel wieder raus. Was für ein tolles Leben!

12. Dezember (more…)