SAPERION Blog

Sorry, mir fiel leider nichts besseres ein, was wirklich Jeder am Tag macht: Zähneputzen. Ich war gestern auf der Veranstaltung Smart phones krempeln die Welt um, den der BITKOM zusammen mit der deutschen medienakademie in der Kölner Niederlassing von Microsoft ausgerichtet hat. In dem Experten-Workshop ging es um die Konsequenzen, wenn schon im nächsten Jahr die Hälfte der deutschen Bürger mit einem Smart Phone ausgestattet sein werden. Das Gehörte bestätigte nochmals unsere Entscheidung, auch die ECM-Welt mit unserer iSAPERION App mobil zu machen.

Rasante Entwicklung der Netze

Ähnlich den Kurven für die Verdopplung von Informationen, Speicherdichten und Prozessorleistungen sieht die Kurve für die Entwicklung der Bandbreiten und Nutzungszahlen für Funk-basierte Geräte aus. Die folgende Grafik zeigt die Entwicklung der Netze, beginnend beim A-Netz in meinem Geburtsjahr 1958 und endend mit der gerade in der Einführung befindlichen LTE-Technologie (Long Term Evolution, die nächste Stufe “advanced” ist auch schon im Kommen): (more…)

Während ich im vorangehenden Artikel zur Gegenüberstellung von E-Mail und Web-Archivierung vor allem die grundsätzlichen Einsatzgebiete der beiden Instrumente beschrieben und eine Trendeinschätzung gemacht habe, möchte ich mich in diesem Artikel dediziert auf die Archivierung der über die beiden Kanäle ausgetauschten Informationen eingehen. Den Artikel abschliessen werde ich mit einem Fazit zur im ersten Artikel erwähnten Einschätzung von Gartner zum Web-Archivierungsmarkt.

Wenn man bei Wikipedia nachschlägt, werden die folgenden Einsatzgebiete bzw. Anwendungsfälle für die E-Mail-Archivierung beschrieben:

1. Archivierung zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen
2. Archivierung als Schutz vor E-Mail-Datenverlust
3. Archivierung als Schutz vor Überlastung von E-Mail-Servern

Was da im Grunde genommen noch fehlt, ist Folgendes:

4.  Archivierung zur Erreichung eines ganzheitlichen Informationsmanagements (die Komplettierung einer Fallakte oder elektronischen Dossiers mittels E-Mails)

Im Prinzip gelten alle diese Einsatzgebiete auch für das Feld der Web-Archivierung. Welches aber sind die genauen Überschneidungen bzw. Unterschiede?

E-Mail Archivierung: Ansätze und Limitierungen

E-Mails lassen sich auf zwei verschiedene Methoden archivieren: server- und client-gesteuerte Archivierung.

Eine E-Mail, die auf einem E-Mail-Server eintrifft, kann bereits zu diesem Zeitpunkt der Archivierung übergeben werden. Dasselbe erfolgt auch bei den ausgehenden E-Mails. In diesem Fall spricht man von der server-gesteuerten Archivierung, oder dem sogenannten „Journaling“. Eine Voraussetzung für die Erzielung von Rechtskonformität ist dabei die Gewährleistung, dass die E-Mails inkl. Anhänge manipulationssicher ins Archivsystem übertragen werden. Dass bei dieser Methode grosse Datenvolumen anfallen, ist augenscheinlich. Gerade wenn man in Betracht zieht, wie gross der heutige Anteil der Spam-Mails ist. Obwohl es Möglichkeiten gibt, E-Mails entsprechend definierter Regeln automatisiert zu (more…)

Inspiriert durch das gemeinsame Schreiben eines im Februar 2012 erscheinenden Artikels mit Jürg Truniger, der Mitarbeit an dem ersten zur CeBIT 2012 erscheinenden Whitepapers der BITKOM zum E-Mail-Management sowie dem aktuell veröffentlichten Artikel E-Mail: Totgesagte leben länger? von Dr. Ulrich Kampffmeyer möchte ich mit diesem Artikel wieder einen Blick in die Glaskugel wagen und behaupten, dass wir bald den Peak E-Mail gesehen haben werden.

Ich habe zwar auf die Schnelle keine exakten Zahlen über das Verhältnis von E-Mail- (aktuell 3 Milliarden pro Tag) zu Instant-Messenging- und Social Media-Nachrichten gefunden, aber die Grafik (Quelle) zeigt einen deutlichen Trend zu (more…)

Wie von Martin charmant „angeschubst“, möchte ich in der Artikel-Serie zum Thema Web-Archivierung wieder einmal zu Wort melden, und zwar mit einem aus meiner Sicht sehr interessanten Thema:

Gemäss Aussage von Analysten von Gartner steht der Web-Archivierungsmarkt heutzutage ungefähr da, wo die E-Mail-Archivierung vor etwa 10 Jahren stand: die Anforderungen sind im Grunde genommen bereits klar, aber die entsprechenden Lösungen haben sich noch nicht in der Breite am Markt durchgesetzt. Die Leute von Gartner rechnen, dass die Nachfrage nach Web-Archivierungslösungen in etwa dasselbe massive Wachstum erfahren wird, wie das im Bereich der E-Mail Archivierungslösungen in den vergangenen Jahren erfolgt ist.

Da drängt sich ein Vergleich ja förmlich auf: was sind die hauptsächlichen Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen der Web-Archivierung und der E-Mail Archivierung? Können die Annahmen von Gartner bestätigt werden?

Die Beantwortung dieser Fragen möchte ich in zwei Schritten, also in zwei getrennten Blog-Artikeln machen:

1. Vergleich von E-Mail und browserbasierter Kommunikation inkl. Trendeinschätzung
2. Vergleich von E-Mail und Web-Archivierung sowie Fazit zur obigen Annahme von Gartner

Die Nutzung von E-Mail und Web-Plattformen in der privaten und Geschäftskommunikation

Die E-Mail – Einfachheit und Komplexität gehen Hand in Hand

Gerade aufgrund der Einfachheit in der Nutzung hat die E-Mail nach wie vor eine dominierende Rolle, sowohl in der privaten, wie auch in der geschäftlichen Kommunikation. Gerade die Mobilisierung der Endgeräte hat (more…)

Ich schrieb gerade an einem Kapitel für einen Leitfaden zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems, das ein Verband zur CeBIT rausbringen wird.  Es befasst sich mit der Einhaltung von Gesetzen und Regularien (Compliance) im Umgang mit geschäftlichen E-Mails. Und da wir auf unserem Blog bisher nur in kleinen Häppchen darüber schrieben, möchte ich die Gelegenheit genutzt, ciesen kleinen Teil des Gesamtwerks auch hier zu veröffentlichen.

Grundsätzlich kann festgestellt werden, dass die E-Mail inzwischen gleichgestellt ist mit dem normalen Brief, zumindest was ihre Aufbewahrung angeht. Der Umgang mit ihr ist allerdings in Details aufgrund ihres elektronischen Formats sicherlich etwas anders. Die Gleichstellung der geschäftlichen E-Mail ist spätestens mit dem § 257 des Handelsgesetzbuchs (HGB) erfolgt, denn sie ist damit ein Handelsbrief und entsprechend der Abgabenordnung (AO) und nach den Regeln der GoBS / GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) aufzubewahren. § 147 AO fordert jegliche Korrespondenz, die “ein Geschäft vorbereitet, abwickelt, rückgängig macht oder abschließt”, also etwa Aufträge, Reklamationsschreiben, (more…)

Im Zuge des Compliance Managements als auch der Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden und Lieferanten, aber auch im Rechtsstreit kommt immer wieder die Frage auf, wann seitens der Firmenleitung, von Vorgesetzten oder auch von Kollegen in die E-Mails eines Mitarbeiters geschaut werden darf. Einerseits müssen sich Firmen vor Korruption schützen oder im Falle von Beweisermittlungen notwendige Dokumente finden können. Andererseits müssen Kollegen im Falle von Abwesenheit auf wichtige Korrespondenzen der Kollegen zugreifen können, wenn ein Fall gerade dringend zu bearbeiten ist. Ich möchte die Themen in diesem Artikel ein wenig vertiefen und aus meinem Erfahrungsschatz der diversen Projekten der Archivierung von E-Mails berichten.

Grundsätzlich empfehlen wir, den Firmen-Account nicht für den privaten E-Mail-Verkehrt zu erlauben. Denn wird dieser erlaubt, ist es aufgrund tangierender Persönlichkeitsrechte so gut wie unmöglich, die Einsicht in das E-Mail-Fach eines Mitarbeiters durch andere Personen zu erlauben. Ist die private Nutzung per Vereinbarung (hier ein Beispielschreiben) ausgeschlossen, so erhält das Unternehmen einsprechende Kontrollrechte, da davon auszugehen, dass sämtliche E-Mails geschäftsbezogene Inhalten haben. Generell unzulässig ist dennoch eine (more…)

E-Mails sind zweifellos eine große Errungenschaft: Sie sparen signifikant viel Zeit und Kosten, beschleunigen Arbeitsprozesse durch den raschen Informationsaustausch und können so auch häufig Entscheidungswege verkürzen.

Vermutlich wird es nur wenige Unternehmen geben, die auf E-Mail-Systeme verzichten möchten und daher ziemlich froh sein dürften, dass es die elektronische Post schon seit – seien wir grosszügig – ungefähr 25 Jahren mehr oder weniger flächendeckend gibt.

Zum Glück hat sich die Technologie rund um das Thema E-Mail in den letzten Jahren auch ordentlich weiterentwickelt. Wenn ich z.B. an meine allererste E-Mail-Adresse bei Compuserv zurückdenke – sie erinnern sich? Die E-Mail mit den gefühlten 25 Ziffern vor dem @-Zeichen? – wird mir heute noch ganz schwindlig.

Damals konnte man – zumindest rückblickend – noch nicht von einer echten (more…)

The advent of e-mail has been – allow me to understate – a major advance in business communication. It saves a tremendous amount of time, reduces costs, and accelerates work processes by enabling rapid exchange of information. As a result, decisions are often made with greater speed and effectiveness.
We can assume that only a tiny fraction of modern companies would be willing to forgo their e-mail systems. In fact, it would be safe to say that virtually all companies are pleased with the universal availability of electronic mail for the past 25 years or so. (more…)

Anyone considering implementation of an information-management solution in one area of a company or organization will be forced to consider the trade offs between a specialized, isolated solution and a comprehensive solution. The isolated solution may quickly and effectively fulfill current requirements (such as archiving of e-mails or websites), but investment in a more comprehensive solution will be useful in most other situations as well.

Managing unstructured information within the framework of a comprehensive information strategy is a business-critical task. It ensures that information can circulate throughout the company without obstacles. A wide variety of internal and external systems generate large volumes of data and documents that must be simultaneously forwarded to downstream systems for further processing. In other words, management of documents must cover the entire value-added chain. This is the only way to achieve consistently high quality throughout the entire process. Any information that is not integrated into the enterprise-wide strategy will wind up in separate data silos that threaten the quality of internal processes. Information will not be available where it is needed, documents may be held as (more…)

Ich war gestern Abend auf der gemeinsamen Veranstaltung ECM und Social Business – Eine wunderbare Freundschaft von XING und IBM in Köln und hatte Gänsehaut! Auslöser war die mehrfache Feststellung des wahrnehmbaren kulturellen Wandels durch die neuen Social Media Anwendungen wie Wikis, Blog und ganz besonders von Anwendungen wie Facebook und Google+. So hat IBM z.B. schon länger Wikis im Einsatz und mittlerweile auch ein eigenes Facebook. Und gerade mit Letzterem sei zu bemerken, dass die Menschen im Unternehemen sich schnell untereinander vernetzt haben und losgelöst von Hierarchien Lösungen zu aktuellen Herausforderungen untereinander erarbeitet haben. Menschen übernehmen damit immer mehr Verantwortung und was viel wichtiger ist: es wird kooperativ Wissen geteilt und nicht mehr konkurrierend gehortet. Damit erhöhen sich die Lösungsvarianten, sprich die innovativen Kräfte im Unternehmen.

Dieser kulturelle Wandel, der von den neuen Sozialen Medien befeuert wird, führt zu einem Paradigmenwechsel in unserem Denken. War es früher so, dass in Meetings sich die Teilnehmer hinter einen Lösungsweg stellten und es um dessen Verteidigung ging, sprich Sieg oder Niederlage und damit Gesichtsverlust. So wird jetzt vermehrt zusammen gekommen, um aus den vielen Lösungsalternativen gemeinsam eine möglichst noch bessere zu entwickeln. Die Teilnehmer sind nun offen für ein Umdenken. Sie gehen davon aus, dass ihr eigenes Modell nur solange richtig ist, bis neue Erkenntnisse zu anderen Rüchschlüssen führen.

Diese Treffen setzen zudem eine andere Besprechungskultur voraus: Die alte Einstellung “ich bin der allein richtig Wissende” wandelt sich in (more…)