SAPERION Blog

Ich hatte vor einiger Zeit den ersten Best Practice Artikel zum E-Mail-Management gepostet, der sich im Schwerpunkt damit beschäftigt, wie mandie E-Mailflut heutiger Tage bewältigt bekommt. Dr. Ulrich Kampffmeyer hatte heute getwittert und eine Link auf einen Artikel schickt, der sich mit einer etwas heiklen Sache beim Mailen beschäftigt. Der Titel lautet Rechtliche Zulässigkeit der Weiterleitung von E-Mails bei (Urlaubs-) Abwesenheit – Best Practice Ansatz und wurde heute von Stephan Hansen-Oest auf Datenschutz Guru veröffentlicht.

Hintergrund ist folgende Situation, die der Autor peinlichst selbst als Absender erlebt hat und wie folgt schildert:

Ich hatte einmal einen Mandanten, einen Geschäftsführer einer GmbH, den ich aufgrund meiner Tätigkeit als Anwalt für das Unternehmen auch einmal in einer etwas pikanten, privaten Angelegenheit strafrechtlich vertreten – bzw. strafrechtlich korrekter ausgedrückt – verteidigt habe habe. Ohne auf weitere Details einzugehen, ging es in dem Fall um eine nicht besonders schwerwiegende Straftat, die sich jedoch – für den Mandanten etwas peinlich – im „Rotlichtbereich“ zugetragen haben soll. Mit Zustimmung des (more…)

Mit unserem vierten Artikel einer Serie zur Archivierung von Web-Inhalten möchte ich darauf eingehen, dass sich die Beschäftigung mit dem Thema erst so richtig in einer Gesamtstrategie der Informationsverarbeitung innerhalb eines Unternehmens entfaltet.

Damit der Zusammenhang einfach klar wird, möchte ich einen kleinen Ausflug in die Historie der elektronischen Informationsverarbeitung wagen. Zur Abwicklung von Geschäften werden seit Jahrhunderten Dokumente zwischen den Partnern ausgetauscht, um sie auf vertrauensvollere Füße zu stellen. Und seitdem der Staat erfunden ist, um seinem Nachweisverlangen zur Steuererhebung (Teil der Compliance) nachzukommen.

Und da unsere Ökonomie immer bestrebt ist, das Arbeiten leichter zu gestalten und damit die Verarbeitungskosten zu drücken, wurde zu Beginn des (more…)

Ich habe gerade einen nützlichen Artikel zum Thema auf dem Blog von Niels Warnecke gefunden, den ich hier gerne ungekürzt wiedergeben möchte, passt er doch gut zu unseren Compliance-Themen und gibt nützliche Handlungsempfehlungen, unserer zunehmenden eMail-Flut Herr zu werden. Initialzündung seines Artikels war der Artikel E-Mail-Dauerfeuer – Wer sortiert, verliert von Jochen Leffers im Spiegelonline, der auf die Empfehlung IBMs eingegangen ist, dass Automatismen nur zu noch mehr Suchereien führen würden. Hier nun die Gründe von Herrn Warnecke, warum das Ordnen von E-Mails doch Sinn macht:

Den Posteingang unstrukturiert volllaufen zu lassen, wie es in dem Artikel (Anmerkung: der von Jochen Leffers) postuliert wird, halte ich aus meiner Erfahrung heraus für ziemlichen Unfug. Die Unterschiedlichkeit der Mail-Arten (Informationen, Aufträge, Werbung, Bestätigungen etc.) erfordert ein Mindestmaß an Organisation. Je mehr Mails man unstrukturiert im Posteingang hat, um so größer wird auch die Gefahr, dass einzelne Mails/Aufgaben im Mail-Grundrauschen untergehen. Und wenn ich vergessen habe, dass (more…)

Es spricht sich immer mehr herum, dass auch die Geschäftsdokumente, die in Form von E-Mails herein kommen, für die Steuerprüfung gemäß den Bestimmungen der GDPdU aufzubewahren sind (siehe auch Das IKS muss auch die Schriftgutverwaltung (Records Management) steuern). Und zwar im Originalformat und nicht ausgeduckt und abgeheftet.

Nun könnte man sich das Leben einfach machen und alle einkommenden E-Mails datensicher (im Volksmund auch “revisionssicher”), elektronisch archivieren. Hier gegen sprechen zwei Argumente:

1. Es ist nur ein kleiner Teil aller E-Mails aus regulatorischen Gründen aufzubewahren
2. Aus Gründen des Datenschutzes dürfen private E-Mails nicht archiviert werden.

Wer Alles archiviert, steht schnell vor dem Problem, dass (more…)