SAPERION Blog

“Es gibt Begriffe, die gibt´s gar nicht”, oder so ähnlich heißt ein Sprichwort, das man hersagt, wenn man nur noch den Kopf schütteln mag. Was eine Bestätigung ist, dürfte noch einfach sein, aber ein Gelangen? Aber im Prinzip ist es doch dann doch wieder einfach erklärbar. Denn, wenn ein Spediteur eine Ware abliefert, dann ist sie zum Empfänger gelangt. Und genau diese Bestätigung hätte ein Logistik-Unternehmen dem Steuerprüfer für Transporte ab dem 1.1.2012 vorlegen müssen, um die Vorsteuerbefreiung bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung nachzuweisen. Nun hat es aufgrund von Einführungsproblemen nochmals eine Ausnahme Regelung von einem halben Jahr gegeben.

Wer also Dokumente elektronisch archiviert und mit Logistik zu tun hat, der darf nun ein neues Dokument in seiner elektronischen Speditionsakte ablegen. Der Titel auf dem Formular Anlage 1 zum Umsatzsteuer-Anwendungserlass (zu Abschnitt 6a.3) lautet:

Bestätigung über das Gelangen des Gegenstands einer innergemeinschaftlichen Lieferung in einen anderen EU-Mitgliedstaat (Gelangensbestätigung)

Nun also etwas genauer:

Die Gelangensbestätigung ist ein Beleg, der vom ausländischen Abnehmer, also dem Vertragspartner des Lieferers ausgestellt/unterzeichnet werden muss, jedoch beim Absender (Verkäufer) oder der Spedition vorliegend als Nachweis dient.

Die Gelangensbestätigung muss nach amtlichem Muster zwingend folgende Angaben umfassen (Quelle): (more…)

Das Aufbewahren von Informationen wird motiviert durch Regularien und der Bewahrung von Wissen, sprich dem Gegenwirken von Vergessen, auch Geschichtsschreibung genannt. Die Regularien sollen uns helfen, unsere Geschäfte nachhaltig und vertrauensvoll zu gestalten, sprich unser Ansehen nicht durch Regelverletzungen zu schädigen. Damit die aufbewahrten Informationen auch nach Jahren noch handhabbar sind und auch untereinander austauschbar (interoperabel) sind, gibt es seit Jahren Anstrengungen für einen einheitlichen Umgang damit. So hat sich in den USA die aus dem militärischen Umfeld kommende Spezifikation DoD 5015.2 als Standard durchgesetzt. In Deutschland könnte man für den öffentlichen Bereich das DOMEA-Konzept nennen, das sich gerade in einer starken Überarbeitung befindet. Für Europa ist seit Jahren die Spezifikation MoReq unterwegs, mittlerweile im dritten Anlauf, um Akzeptanz am Markt zu finden.

Dr. Ulrich Kampffmeyer hat noch vor den letzten Weihnachtstagen eine kurze Zusammenfassung des aktuellen Stands von MoReq2010 gegeben und auch die Hersteller angefragt, wie es um eine Unterstützung stehen wird. Bisher hatte nur OpenText eine Stellungnahme gegeben. Hier ist nun die unsrige: (more…)

Während ich im vorangehenden Artikel zur Gegenüberstellung von E-Mail und Web-Archivierung vor allem die grundsätzlichen Einsatzgebiete der beiden Instrumente beschrieben und eine Trendeinschätzung gemacht habe, möchte ich mich in diesem Artikel dediziert auf die Archivierung der über die beiden Kanäle ausgetauschten Informationen eingehen. Den Artikel abschliessen werde ich mit einem Fazit zur im ersten Artikel erwähnten Einschätzung von Gartner zum Web-Archivierungsmarkt.

Wenn man bei Wikipedia nachschlägt, werden die folgenden Einsatzgebiete bzw. Anwendungsfälle für die E-Mail-Archivierung beschrieben:

1. Archivierung zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen
2. Archivierung als Schutz vor E-Mail-Datenverlust
3. Archivierung als Schutz vor Überlastung von E-Mail-Servern

Was da im Grunde genommen noch fehlt, ist Folgendes:

4.  Archivierung zur Erreichung eines ganzheitlichen Informationsmanagements (die Komplettierung einer Fallakte oder elektronischen Dossiers mittels E-Mails)

Im Prinzip gelten alle diese Einsatzgebiete auch für das Feld der Web-Archivierung. Welches aber sind die genauen Überschneidungen bzw. Unterschiede?

E-Mail Archivierung: Ansätze und Limitierungen

E-Mails lassen sich auf zwei verschiedene Methoden archivieren: server- und client-gesteuerte Archivierung.

Eine E-Mail, die auf einem E-Mail-Server eintrifft, kann bereits zu diesem Zeitpunkt der Archivierung übergeben werden. Dasselbe erfolgt auch bei den ausgehenden E-Mails. In diesem Fall spricht man von der server-gesteuerten Archivierung, oder dem sogenannten „Journaling“. Eine Voraussetzung für die Erzielung von Rechtskonformität ist dabei die Gewährleistung, dass die E-Mails inkl. Anhänge manipulationssicher ins Archivsystem übertragen werden. Dass bei dieser Methode grosse Datenvolumen anfallen, ist augenscheinlich. Gerade wenn man in Betracht zieht, wie gross der heutige Anteil der Spam-Mails ist. Obwohl es Möglichkeiten gibt, E-Mails entsprechend definierter Regeln automatisiert zu (more…)

Inspiriert durch das gemeinsame Schreiben eines im Februar 2012 erscheinenden Artikels mit Jürg Truniger, der Mitarbeit an dem ersten zur CeBIT 2012 erscheinenden Whitepapers der BITKOM zum E-Mail-Management sowie dem aktuell veröffentlichten Artikel E-Mail: Totgesagte leben länger? von Dr. Ulrich Kampffmeyer möchte ich mit diesem Artikel wieder einen Blick in die Glaskugel wagen und behaupten, dass wir bald den Peak E-Mail gesehen haben werden.

Ich habe zwar auf die Schnelle keine exakten Zahlen über das Verhältnis von E-Mail- (aktuell 3 Milliarden pro Tag) zu Instant-Messenging- und Social Media-Nachrichten gefunden, aber die Grafik (Quelle) zeigt einen deutlichen Trend zu (more…)

Der Klassiker: Wovon soll ich zuerst berichten, von der guten oder der schlechten Nachricht? Fange ich Mal mit der schlechten an. Seitdem ich in der Branche bin (im nächsten Jahr mache ich meine zwei Jahrzehnte voll), kenne ich den Begriff papierloses Büro. Zu Beginn mit viel Enthusiasmus belegt, inzwischen schon längst als utopisch nur noch belächelt. Und die aktuellste Studie belegt, dass die Papierberge auch weiterhin steigen. Also müssen die Bäume auch weiterhin herhalten (gewusst? Hanf ist nicht nur zum Rauchen da: Wird die gesamte Hanfpflanze zur Zellstoffherstellung genutzt, ist der Ertrag rund viermal höher als bei der Holznutzung).

Laut der im Artikel Schlechtes Dokumenten-Management -Papierberge in Büros wachsen genannten Studie nimmt das Druckaufkommen weiter zu:

38 Prozent der Befragten teilten mit, dass sie aktuell (more…)

I am pleased to relate that SAPERION’s interface products for connecting to SAP were successfully certified in late September. Since testing is performed “only” every three years, I once again had the pleasure of accompanying the SAP certification process.

During this round we recertified SAPERION ECM R/Link for SAP® for the SAP ArchiveLink interface. The connection to SAP ILM through WebDAV in the context of our new product SAPERION ECM Data Archiving for SAP ILM was certified for the first time.

Certification for ArchiveLink (precise SAP designation is BC-AL 6.20 ArchiveLink for Archiving Systems) was almost routine. The procedure had not changed, so we knew ahead of time what to expect and how the testing would proceed. Bottom line: we wrapped up pretty quickly.

In contrast, there was a bit of nervousness during (more…)

Die wilden Dokumente treiben überall ihr Unwesen.

Wer kennt das nicht: Wo ist die Mail hin? Wer hat die Budgettabelle? Was ist mit der Rechnung passiert?

Der PC und die Dokumente machen mal wieder, was sie wollen. In solchen Ohnmachtsmomenten beschleicht einen der Verdacht, dass die Dokumente ein Eigenleben haben und es lieben, uns hinters Licht zu führen. In der Tat scheint das sogar der Fall zu sein: SAPERION hat die wilden Dokumente heimlich beobachtet und ihr verrücktes Verhalten auf Video aufgenommen.

Was die Dokumente so alles anstellen, wenn wir nicht hinschauen, sehen Sie hier:
www.saperion.com/simply-managed/#film

Ende September wurden unsere SAPERION Schnittstellenprodukte zur Anbindung an SAP erfolgreich zertifiziert. Da die Testierung „nur“ alle drei Jahre durchgeführt werden muss, hatte ich endlich wieder das Vergnügen unsere SAP Zertifizierung zu begleiten.

Im Rahmen der Testierung haben wir den SAPERION ECM R/Link for SAP® für die SAP ArchiveLink Schnittstelle erneut zertifiziert, und erstmals die Anbindung an SAP ILM über WebDAV im Kontext unseres neuen Produkts SAPERION ECM Data Archiving for SAP ILM.

Bei der ArchiveLink Zertifizierung, deren genaue SAP-Bezeichnung BC-AL 6.20 ArchiveLink for Archiving Systems lautet, trat schon so was wie Routine ein. Der Ablauf hat sich nicht verändert, so wussten wir schon Bescheid, was auf uns zukommt und wie sich der Prozess darstellt. Sprich wir waren auch sehr schnell durch.

Nervöser waren wir alle schon bei der (more…)

Ich bin wieder zurück aus dem nebligen Frankfurt, in dem heute der von der PROJECT CONSULT veranstaltete Records Management & Compliance Fachtag unter Führung von Dr. Ulrich Kampffmeyer stattfand (Agenda). Ich hatte die Gelegenheit, in einem Vortrag über unsere SAPERION ECM Compliance Suite zu sprechen als auch über unsere Lösung für die Archivierung von Web-Auftritten. Dabei hatte ich die Steilvorlage von Simon Scheurer von unserem Partner qumram, deren Software die Basis für unser SAPERION ECM Web Content Archive ist, nutzen können. Sein Kollege Jürg Truniger war ebenfalls anwensend, mit dem ich unsere Artikel-Serie zu diesem noch neuen Thema geschrieben habe. Der nächste Fortsetzungsartikel wird in Kürze kommen, versprach Jürg.

Herr Kampffmeyer startete mit dem initialen Vortrag zum Fachtag und sprach seine Vision aus, dass sich die ECM-Syteme zukünftig in (more…)

Anyone considering implementation of an information-management solution in one area of a company or organization will be forced to consider the trade offs between a specialized, isolated solution and a comprehensive solution. The isolated solution may quickly and effectively fulfill current requirements (such as archiving of e-mails or websites), but investment in a more comprehensive solution will be useful in most other situations as well.

Managing unstructured information within the framework of a comprehensive information strategy is a business-critical task. It ensures that information can circulate throughout the company without obstacles. A wide variety of internal and external systems generate large volumes of data and documents that must be simultaneously forwarded to downstream systems for further processing. In other words, management of documents must cover the entire value-added chain. This is the only way to achieve consistently high quality throughout the entire process. Any information that is not integrated into the enterprise-wide strategy will wind up in separate data silos that threaten the quality of internal processes. Information will not be available where it is needed, documents may be held as (more…)