SAPERION Blog

Im Zuge des Compliance Managements als auch der Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden und Lieferanten, aber auch im Rechtsstreit kommt immer wieder die Frage auf, wann seitens der Firmenleitung, von Vorgesetzten oder auch von Kollegen in die E-Mails eines Mitarbeiters geschaut werden darf. Einerseits müssen sich Firmen vor Korruption schützen oder im Falle von Beweisermittlungen notwendige Dokumente finden können. Andererseits müssen Kollegen im Falle von Abwesenheit auf wichtige Korrespondenzen der Kollegen zugreifen können, wenn ein Fall gerade dringend zu bearbeiten ist. Ich möchte die Themen in diesem Artikel ein wenig vertiefen und aus meinem Erfahrungsschatz der diversen Projekten der Archivierung von E-Mails berichten.

Grundsätzlich empfehlen wir, den Firmen-Account nicht für den privaten E-Mail-Verkehrt zu erlauben. Denn wird dieser erlaubt, ist es aufgrund tangierender Persönlichkeitsrechte so gut wie unmöglich, die Einsicht in das E-Mail-Fach eines Mitarbeiters durch andere Personen zu erlauben. Ist die private Nutzung per Vereinbarung (hier ein Beispielschreiben) ausgeschlossen, so erhält das Unternehmen einsprechende Kontrollrechte, da davon auszugehen, dass sämtliche E-Mails geschäftsbezogene Inhalten haben. Generell unzulässig ist dennoch eine (more…)

Ich bin wieder zurück aus dem nebligen Frankfurt, in dem heute der von der PROJECT CONSULT veranstaltete Records Management & Compliance Fachtag unter Führung von Dr. Ulrich Kampffmeyer stattfand (Agenda). Ich hatte die Gelegenheit, in einem Vortrag über unsere SAPERION ECM Compliance Suite zu sprechen als auch über unsere Lösung für die Archivierung von Web-Auftritten. Dabei hatte ich die Steilvorlage von Simon Scheurer von unserem Partner qumram, deren Software die Basis für unser SAPERION ECM Web Content Archive ist, nutzen können. Sein Kollege Jürg Truniger war ebenfalls anwensend, mit dem ich unsere Artikel-Serie zu diesem noch neuen Thema geschrieben habe. Der nächste Fortsetzungsartikel wird in Kürze kommen, versprach Jürg.

Herr Kampffmeyer startete mit dem initialen Vortrag zum Fachtag und sprach seine Vision aus, dass sich die ECM-Syteme zukünftig in (more…)

Wende in Deutschland

Ich war vorgestern zum 4. Mal meine beiden Vorträge Standardisierungsbestrebungen im Geschäftsprozessmanagement und Modellierung mit SAPERION ECM Workflow vor Studenten der Falkutät für Wirtschaftsinformatik an der Universität Leipzig halten. Prof. R. Rainer Alt und sein Mitarbeiter Christian Hrach hatte mich vor drei Jahren das erste Mal eingeladen, u.a. weil er meine Artikel, die ich über die Standards im BPM-Netzwerk veröffentlicht hatte, entdeckt hatte und deren Inhalte er in seine Vorlesung mit  einbauen wollte. Inzwischen läuft auch die erste Masterarbeit mit uns zusammen im Kontext von SAPERION ECM Workflow un Microsoft SharePoint. Der Student Markus Hiller wird demnächst ebenso regelmäßig berichten, wie dies zuvor unsere Christen Mummert (inzwischen Mitglied unseres Prooduktmanagements) mit ihrer Artikelserie (IKS-Serie) gemacht hat.

Vor der Vorlesung hatte ich auf meinem Weg vom Hauptbahnhof  zur Uni einen Moment der Besinnung. Als “Wessi” sprach mich  das bunte Bild an der Hauswand besonders an, rief es doch eine Reihe von bangen Erinnerungen an Momente in mir wach, die ich (more…)

E-Mails sind zweifellos eine große Errungenschaft: Sie sparen signifikant viel Zeit und Kosten, beschleunigen Arbeitsprozesse durch den raschen Informationsaustausch und können so auch häufig Entscheidungswege verkürzen.

Vermutlich wird es nur wenige Unternehmen geben, die auf E-Mail-Systeme verzichten möchten und daher ziemlich froh sein dürften, dass es die elektronische Post schon seit – seien wir grosszügig – ungefähr 25 Jahren mehr oder weniger flächendeckend gibt.

Zum Glück hat sich die Technologie rund um das Thema E-Mail in den letzten Jahren auch ordentlich weiterentwickelt. Wenn ich z.B. an meine allererste E-Mail-Adresse bei Compuserv zurückdenke – sie erinnern sich? Die E-Mail mit den gefühlten 25 Ziffern vor dem @-Zeichen? – wird mir heute noch ganz schwindlig.

Damals konnte man – zumindest rückblickend – noch nicht von einer echten (more…)

The advent of e-mail has been – allow me to understate – a major advance in business communication. It saves a tremendous amount of time, reduces costs, and accelerates work processes by enabling rapid exchange of information. As a result, decisions are often made with greater speed and effectiveness.
We can assume that only a tiny fraction of modern companies would be willing to forgo their e-mail systems. In fact, it would be safe to say that virtually all companies are pleased with the universal availability of electronic mail for the past 25 years or so. (more…)

Anyone considering implementation of an information-management solution in one area of a company or organization will be forced to consider the trade offs between a specialized, isolated solution and a comprehensive solution. The isolated solution may quickly and effectively fulfill current requirements (such as archiving of e-mails or websites), but investment in a more comprehensive solution will be useful in most other situations as well.

Managing unstructured information within the framework of a comprehensive information strategy is a business-critical task. It ensures that information can circulate throughout the company without obstacles. A wide variety of internal and external systems generate large volumes of data and documents that must be simultaneously forwarded to downstream systems for further processing. In other words, management of documents must cover the entire value-added chain. This is the only way to achieve consistently high quality throughout the entire process. Any information that is not integrated into the enterprise-wide strategy will wind up in separate data silos that threaten the quality of internal processes. Information will not be available where it is needed, documents may be held as (more…)

Nach der Sommerpause ist die BPMB-Initiative mit Workshops rund um das Thema Geschäftsprozessmanagement wieder zurück. Dieses Mal fand der Workshop bei den Kollegen von Camunda statt. Der  Themenschwerpunkt waren die BPM-Erfolgsfaktoren von Projekten. Die Auftaktpräsentation  gab Herrn Dr. Peter Trkman von der Universität Ljubljana. Er berichtete über seine jahrelangen Erfahrungen aus Projekten und stellte die Erfolgsfaktoren der Durchführung von Fehlern gegenüber.Er nannte Faktoren wie: (more…)

Die Arena mal ohne Schalkes Spielwiese, die sich gerade draußen sonnte

Ich war vorgestern auf der sehr gelungenen Veranstaltung DMSspecial 2011 unseres langjährigen Partners Laufenberg. Gelungen aufgrund des Mixes der Vorträge rund um das Thema Dokumentenmanagement. Gelungen für uns selbst, da fast jeder der Vorträge einen Bezug zu SAPERION hatte. Gelungen, da die abschließende Keynote uns allen gezeigt hat, wie einfach unsere Informationstechnologien angegriffen werden kann, inklusive Live-Angriff im Internet und wie wichtig damit die IT-Complinace ist (siehe Artikelserie zum Internen Kontrollsystem). Und besonders gefallen konnte der Veranstaltungsort, die beeindruckende Veltins Arena auf Schalke.

Und als gebürtiger Dortmunder und daher mit einem Herz für die Borussia war das nochmal was Besonderes, den Platz des Trainers zur Pressekonferenz zusammen (more…)

Wann immer man sich Gedanken um eine Lösung zur Verwaltung der Informationsobjekte für einen Bereich in seinem Unternehmen oder seiner Organisation macht, ist immer abzuwägen: Investiere ich in eine Insellösung, die schnell und exakt die aktuellen Anforderungen löst – z.B. die Archivierung von E-Mails oder Web-Auftritten – oder investiere ich in eine Lösung, die mir auch in den meisten anderen Fällen helfen wird?

Die Verwaltung von unstrukturierten Informationen im Unternehmen im Sinne einer ganzheitlichen Informationsstrategie ist eine erfolgskritische Aufgabe. Sie gewährleistet, dass Informationen reibungslos im Unternehmen zirkulieren können. Daten und Dokumente werden von den verschiedensten – internen und externen – Systemen erzeugt und müssen gleichzeitig an Folgesysteme zur weiteren Verarbeitung übergeben werden. Das Management von Dokumenten muss also die gesamte Wertschöpfungskette umspannen. Nur so kann überhaupt eine hohe Qualität des Gesamtprozesses erreicht werden. Sind Informationen nicht in die unternehmensweite Informationsstrategie eingebunden – liegen sie also mehr oder weniger in separierten Datensilos – dann drohen Qualitätseinbußen im Prozess: Informationen sind nicht dort verfügbar, wo sie benötigt werden; Dokumente werden evtl. teilweise redundant gehalten, was schnell zu Widersprüchlichkeiten führt; Daten sind nicht “im Kontext” verfügbar, was eine Rundumsicht auf alle Informationen, die z.B. einen Kunden oder ein Projekt betreffen, erfolgreich verhindert.

Ganz abgesehen davon, dass auch auf der IT-Seite durch Insellösungen Aufwand erzeugt wird – insbesondere (more…)

So, das ist mein erster Post hier und ich möchte ein Best Practice einer Workflow-Umsetzung bringen, der für uns gleich zweifach neu ist. Einer unserer langjährigen Kunden hat mit uns ein Szenario implementiert, mit dem gleichzeitig der Bestellvorgang als auch die anschließende Rechnungsfreigabe mit demselben Workflow abgewickelt werden kann. Die Basis für die Sicht auf alle Informationsobjekte ist die neue Aktenfunktionalität, die nun in unserer aktuellen SAPERION ECM Version 7.1 zur Verfügung steht. Diese Anwendung wird von über 100 Mitarbeitern genutzt und man verspricht sich eine deutliche Arbeitserleichterung für alle Beteiligten.

Wo lagen die Verbesserungspotenziale?

Bisher wurde der Bestell- und Rechnungsfreigabeprozess papierbasiert durchgeführt. Dies war in mehrfacher Hinsicht ineffizient:

• doppelte Dateneingaben
• unvollständige Laufmappen, deren Status und verbleib unklar war
• lange Durchlaufzeiten, da Verantwortliche umständlich gesucht werden mussten
• Einhaltung interner Regularien nicht gewährleistet
• später Überblick der zukünftigen Lieferantenforderungen im Controlling

Lösungsbeschreibung

Die Akte als Dreh- und Angelpunkt (more…)