SAPERION Blog

Wer sich neu mit dem Thema Software zur Unterstützung in der Personalverwaltung auseinandersetzt, wird die Begriffe Personalmanagement-Software als auch Personalakte finden. Ich werde in diesem Artikel versuchen, die beiden Begriffe anhand ihres Funktionsumfangs abzugrenzen, sprich aufzuzeigen, wann welches Tool zum Einsatz kommt.

In der Personalverwaltung (Human Resource Management, auch kurz HR) fallen eine Vielzahl von Aktivitäten an, bei denen der Mensch im Mittelpunkt des Geschehens steht. Diese Aktivitäten können konkret in die Kernprozesse  Personalarbeit und Mitarbeiterbetreuung mit Einbindung, Einsatzplanung und Freisetzung im Unternehmen eingeteilt werden. Als unterstützende Tätigkeit steht HR  der Geschäftsführung bei der  Mitarbeiterführung und Zusammenarbeit zur Seite. Außerdem ist HR für die Personalentwicklung wie Weiterbildung und  das damit zusammenhängende Change Management verantwortlich. [1]

Personalmanagement-Software

Um die anfallenden Aufgaben gezielt steuern zu können, gibt es eine Vielzahl an Einzelanwendungen für die verschiedensten Bereiche wie Lohn- und Gehaltsabrechnung, Personaleinsatzplanung, elektronische Akten, Weiterbildung, Personalentwicklung oder auch für die Seminarverwaltung. Der Markt bietet in dieser Hinsicht ein breit-gefächertes Angebot an.

Weiterhin gibt es die Möglichkeit  sogenannte Human-Resources-Management-Systeme (HRMS) zu nutzen. Diese sind meist als typische Enterprise Resource Planning  Systeme (ERP) aufgebaut und  enthalten die oben genannten Funktionen durch einen modularen Aufbau zu anderen Systemen, die wählbar sind. Dadurch werden die Funktionen aus den folgenden Bereiche abgedeckt:

• Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Zeiterfassung
• Rekrutierung
• Administration (Verwaltung von Mitarbeiterfreisetzung, Ruhestand etc.)
• planen von Trainings und  Trainingsdurchführung (e-Learning)
• Performance (Nutzung von Kennzahlen und  Pflege einer Balanced Scorecard (BSC))
• Self-Service (Mitarbeiter haben teilweise Einsicht in Dokumente wie Stellenprofil, Schulungspläne  usw.)
• Personalberichterstattung
• Pflege von Stammdaten

Die elektronische Personalakte

Im Gegensatz zu einem komplexen HRMS dient die  elektronische Personalakte in erst Linie dazu, alle wichtigen Dokumente eines Mitarbeiters zu verwalten und somit auch die Papierflut in den Schränken zu verringern. In einer Personalakte sind verwaltungsmäßige Unterlagen  wie Arbeitsvertrag, Krankenkassenanmeldung, Sozialversicherungsausweis  und personelle Unterlagen wie Beurteilungen, Einarbeitungspläne, Stellenbeschreibung, Zeugnisse, Weiterbildungsnachweise oder Bewerbungsunterlagen zu finden. Diese Unterlagen müssen natürlich auch zwecks Beweisführung ordnungsmäßig aufbewahrt (Schriftgutverwaltung) und archiviert werden (nach GoB und GDPdU).

Hinzu kommt, dass eine Reihe von Dokumente “leben” und und einer Versionierung unterliegen. Das heißt, dass eine Workflow-basierte Übergabe sowie ein 4-Augenprinzip zur Bearbeitung der Dokumente zum Beispiel von Vorgesetzten nötig ist.  In diesem Zusammenhang machen es Wiedervorlage- Erinnerungs- und Checklistenfunktionen einfacher, die Handhabung der benötigten Dokumente zu steuern.

Aufgrund der Erfassung und des Umgangs mit Dokumenten die persönliche Daten enthalten, ist  das HR und die Geschäftsführung angehalten, nach dem  Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) (siehe §1,§3, §9 §28) zu handeln und die Daten vor unbefugten Zugriff zu schützen. Dies ist umsetzbar durch ein Rollenkonzept und speziellen konfigurierten Berechtigungen für Dokumente.

Zusammenfassung

Während die elektronische Personalakte im Schwerpunkt “nur”  die datensichere (Compliance) Verwaltung der anfallenden Dokumente zu einem Mitarbeiter unterstützt, bietet ein HRMS  weitergehende Module für eine ganzheitliche Betreuung eines Mitarbeiters. In beiden Fällen steht neben der Nachvollziehbarkeit von Prozessen wie immer die Zeitersparnis durch ein effizienteres Arbeiten im Vordergrund [2]. Die Anforderungen an den Part  der Verwaltung, Bearbeitung  und Archivierung deckt am besten eine ECM-Software wie SAPERION ECM V7 ab.  Die Dokumentenmanagement-Kompetenz gegenüber einem HRMS ist offensichtlich. Im Gegenzug dazu deckt Letzteres aber viele andere zentrale Funktionen ab wie Reporting oder Lohn- und Gehaltsrechnung, die in mit einer ECM-Software nur mit größerem Aufwand abzubilden sind.

Bei der Wahl der Software sollte natürlich auch der Kostenfaktor der Implementierung betrachtet werden. Für die Einführung eines HRMS muss in der Regel mit wesentlich höherem Aufwand gerechnet werden. Wer also einen ersten kleinen Schritt gehen möchte, macht mit dem Einsatz einer elektronischen Personalakte auf Basis eines Dokumentenmanagementsystems keinen Fehler. Denn dieses kann später mit dem Personalmanagementsystem gekoppelt werden. Zudem kann es auch für andere Aktenanwendungen wie z.B. Kunden- ,Projekt- oder Vertriebsakten verwendet werden. Oder auch für die revisionssichere Archivierung geschäfts- sprich steuerrelevanter Dokumente wie Rechnungen und Angebote.

Quellen:

[1] Kolb, Meinulf Kolb. Personalmanagement: Grundlagen und Praxis des Human Resources Managements. s.l. : Gabler, 2010.S.4-8

[2] Geuenich, Bettina. HR-Softwaretrends 2010. Personal Manager. 2009, 6.