Nov
07
2012
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Neuer BITKOM-Leitfaden zur digitalen Post – “Was bringt die digitale Post”

Die BITKOM hat (mit Unterstützung verschiedener Anbieter, u.a. auch SAPERION) einen Leitfaden erstellt, wie die E-Mail Kommunikation erfolgreich organisiert werden kann und wie E-Mails sicher und entsprechend den gesetzlichen Regeln verwaltet werden können bzw. sollten.
Auch die Integration der E-Mails in die unternehmensweite ECM Strategie ist thematisiert. Zusätzlich ist noch ein recht umfangreicher Teil enthalten, der die “sichere elektronische Post” anhand von De-Mail erläutert.

Fazit: lesenswert

Der Leitfaden kann kostenfrei über die BITKOM Website bezogen werden.

Viel Spass beim Lesen.

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Written by Andreas Mai in: deutsch,e-mail management | Tags: , , ,
Aug
30
2012
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Возможно ли в России уничтожение исходных бумажных документов после их оцифровки или микрофильмирования?

This articel in English

Вообще говоря, ответ на этот вопрос отрицательный. Законодательство России в данный момент не предусматривает возможности, при исполнении установленных законами и нормативными актами требований к сохранению документов, заменить бумажные оригиналы их электронными копиями или копиями на микроплёнке.

Необходимо при этом подчеркнуть, что, начиная с 2009 года, законодательство России быстро и радикально изменяется. К настоящему времени убраны почти все существовавшие ранее препятствия для использования электронных документов в государственном управлении и в деловой деятельности, и, возможно, в какой-то момент законодатели рассмотрят и возможность хранить вместо занимающих много места бумажных оригиналов их более компактные электронные копии и копии на микропленке.

Пока что в российской законодательно-нормативной базе только для одного вида документа предусмотрено сканирование и постоянное хранение отсканированных образов с одновременным уничтожением бумажных подлинников – это переписные листы последних переписей населения.

Постановлением Правительства РФ от 26 июля 2010 года № 554 «Об утверждении Правил хранения переписных листов и иных документов Всероссийской переписи населения 2010 (more…)

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Aug
30
2012
1

Does Russian legislation allow destroying the original paper records after digitizing or microfilming?

Read this article in Russian.

Generally speaking, the answer to this question is “No”. Current Russian legislation does not provide for the possibility to satisfy the legal and regulatory retention requirements by preserving electronic or microfilm copies in lieu of original paper records.

It should be noted, however, that since 2009 the Russian legislation is being quickly and radically reformed. Nearly all the previously existing obstacles to electronic recordkeeping in government and in business sectors have been removed. It is quite possible that at some point in the future the lawmakers will consider the possibility to store the digital and/or microfilm copies instead of bulky paper originals.

So far the Russian legislation allows permanent retention of scanned copies and destruction of the originals after scanning for a single type of records – the census questionnaires. Government Decree of July 26, 2010 No. 554 “On approval of storage procedures of forms and other records of National Population Census of 2010″ prescribes permanent preservation of scanned copies of census records and authorizes the destruction of the paper originals after completion of their processing and expiry of one-year retention period after the publication of preliminary census results.

As in many other countries, the judges of the Russian courts have a discretionary power (but not obliged) to admit the copies into evidence instead of the originals (see, for example, (more…)

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May
27
2012
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Nachlese zum Security CAST e.V Workshop: Enterprise Security

Am 24. Mai 2012 war ich für die SAPERION AG das erst Mal bei einem Workshop vom  Competence Center for Applied Security Technologie (CAST) als Referentin dabei. Das Thema der Veranstaltung war “Enterprise Security – Compliance die unbekannte Größe der Unternehmenssteuerung”, was sich als gute Chance ergab, etwas über das Thema Internes Kontrollsystem (IKS) , (Artikelserie IKS) und SAPERION und seine Mission zum Thema Compliance vorzutragen.

Über den CAST sollte man wissen, dass dies das größte Kompetenznetzwerk zum Thema IT-Sicherheit ist und seinen Mitglieder und externen Interessenten Weiterbildung und regelmäßige Workshops anbietet. Unter den Mitgliedern sind viele Unternehmen aus der Verwaltung, Forschung und Wirtschaft, was es natürlich noch interessanter macht, einen Wissensaustausch mit IBM, KPMG, PWC, Deutsche Lufthansa AG, T-Systems etc. durchzuführen.

Hier nun folgend eine kleine Zusammenfassung von 3 Vorträgen.

Die Vortragsreihe eröffnete Dr. Christoph E. Hauschka (pwc) mit einem Beitrag über die Entwicklung und seine langjährige Erfahrung über Compliance Management in der Wirtschaft und Industrie. Seine Kernaussage war, dass jedes Unternehmen, egal welcher Größe, ein Compliance Management beziehungsweise ein Compliance-Programm (more…)

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Written by Christine Mummert in: company,Compliance,deutsch,general | Tags: , ,
Mar
19
2012
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Workshop: Compliance – die unbekannte Größe in der Unternehmenssteuerung

Unter diesem Titel lädt der CAST e.V. – Competence Center for Applied Security Technology – am 24.5.2012 zu einem Tages-Workshop seine über 230 Mitglieder nach Darmstadt ein. Und unsere Produktmanagerin Christine Mummert darf die Ergebnisse ihrer Masterarbeit, die sie bei uns im letzten Jahr geschrieben und mittels immer noch stark gelesener Artikel-Serie zum Internen Kontrollsystem (IKS) dokumentiert hat, präsentieren. Umrahmt wird sie von Beratern der Firmen PriceWaterhouseCooper, KPMG, RESMEDIA | Kanzlei für IT- und Medienrecht und Steria Mummert.

Interessant ist der gewählte Titel der Veranstaltung, deutet er doch darauf hin, dass das Thema Compliance Management bei vielen Firmen noch nicht richtig angekommen ist und dort noch viele Fragen aufwirft. Bei den DAX-Firmen hatten wir allerdings schon vor zwei Jahren sehen können, dass ganze Teams sich um die Regeleinhaltung kümmern. Für den Mittelstand scheint es aber noch Nachholbedarf zu geben. Das entspricht auch meiner Beobachtung der (more…)

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Written by Dr. Martin Bartonitz in: Compliance,deutsch | Tags: , ,
Feb
09
2012
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Logistik-Compliance: der Fuhrmannseid

 

Fuhrmann

Fuhrmann

Ich schreibe ja nun schon länger darüber, warum wir uns um Compliance-Themen kümmern sollten, geht es doch um ein nachhaltiges, ehrliches miteinander Wirtschaften. Ich arbeite gerade an den neuen Texten mit Bezug auf unsere Komeptenzen in den einzelnen Branchen, die dann auf unserem neuen Web-Auftritt zu finden sein werden, und bekomme von einem Kollegen zur Unterstützung einen Foliensatz, wo ich diesen wunderbaren Fuhrmannseid von 1691  finde:

Ich schwöre einen Eid zu Gott,
dass ich das Gut,
das mir zu fahren aufgeladen wird,
für billigmäßige Belohnung dahin fahren,
treulich verwahren und redlich überliefern will,
kein Stück verfahren oder (more…)

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Written by Dr. Martin Bartonitz in: Compliance | Tags: ,
Jan
30
2012
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E-Mail- und Web-Archivierung gegenübergestellt (Teil 2/2): Strukturen gewinnen

Während ich im vorangehenden Artikel zur Gegenüberstellung von E-Mail und Web-Archivierung vor allem die grundsätzlichen Einsatzgebiete der beiden Instrumente beschrieben und eine Trendeinschätzung gemacht habe, möchte ich mich in diesem Artikel dediziert auf die Archivierung der über die beiden Kanäle ausgetauschten Informationen eingehen. Den Artikel abschliessen werde ich mit einem Fazit zur im ersten Artikel erwähnten Einschätzung von Gartner zum Web-Archivierungsmarkt.

Wenn man bei Wikipedia nachschlägt, werden die folgenden Einsatzgebiete bzw. Anwendungsfälle für die E-Mail-Archivierung beschrieben:

  1. Archivierung zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen
  2. Archivierung als Schutz vor E-Mail-Datenverlust
  3. Archivierung als Schutz vor Überlastung von E-Mail-Servern

Was da im Grunde genommen noch fehlt, ist Folgendes:

4.  Archivierung zur Erreichung eines ganzheitlichen Informationsmanagements (die Komplettierung einer Fallakte oder elektronischen Dossiers mittels E-Mails)

Im Prinzip gelten alle diese Einsatzgebiete auch für das Feld der Web-Archivierung. Welches aber sind die genauen Überschneidungen bzw. Unterschiede?

E-Mail Archivierung: Ansätze und Limitierungen

E-Mails lassen sich auf zwei verschiedene Methoden archivieren: server- und client-gesteuerte Archivierung.

Eine E-Mail, die auf einem E-Mail-Server eintrifft, kann bereits zu diesem Zeitpunkt der Archivierung übergeben werden. Dasselbe erfolgt auch bei den ausgehenden E-Mails. In diesem Fall spricht man von der server-gesteuerten Archivierung, oder dem sogenannten „Journaling“. Eine Voraussetzung für die Erzielung von Rechtskonformität ist dabei die Gewährleistung, dass die E-Mails inkl. Anhänge manipulationssicher ins Archivsystem übertragen werden. Dass bei dieser Methode grosse Datenvolumen anfallen, ist augenscheinlich. Gerade wenn man in Betracht zieht, wie gross der heutige Anteil der Spam-Mails ist. Obwohl es Möglichkeiten gibt, E-Mails entsprechend definierter Regeln automatisiert zu (more…)

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Jan
24
2012
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E-Mail- und Web-Archivierung gegenübergestellt (Teil 1/2): Formate der Kommunikation

Wie von Martin charmant „angeschubst“, möchte ich in der Artikel-Serie zum Thema Web-Archivierung wieder einmal zu Wort melden, und zwar mit einem aus meiner Sicht sehr interessanten Thema:

Gemäss Aussage von Analysten von Gartner steht der Web-Archivierungsmarkt heutzutage ungefähr da, wo die E-Mail-Archivierung vor etwa 10 Jahren stand: die Anforderungen sind im Grunde genommen bereits klar, aber die entsprechenden Lösungen haben sich noch nicht in der Breite am Markt durchgesetzt. Die Leute von Gartner rechnen, dass die Nachfrage nach Web-Archivierungslösungen in etwa dasselbe massive Wachstum erfahren wird, wie das im Bereich der E-Mail Archivierungslösungen in den vergangenen Jahren erfolgt ist.

Da drängt sich ein Vergleich ja förmlich auf: was sind die hauptsächlichen Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen der Web-Archivierung und der E-Mail Archivierung? Können die Annahmen von Gartner bestätigt werden?

Die Beantwortung dieser Fragen möchte ich in zwei Schritten, also in zwei getrennten Blog-Artikeln machen:

  1. Vergleich von E-Mail und browserbasierter Kommunikation inkl. Trendeinschätzung
  2. Vergleich von E-Mail und Web-Archivierung sowie Fazit zur obigen Annahme von Gartner

Die Nutzung von E-Mail und Web-Plattformen in der privaten und Geschäftskommunikation

Die E-Mail – Einfachheit und Komplexität gehen Hand in Hand

Gerade aufgrund der Einfachheit in der Nutzung hat die E-Mail nach wie vor eine dominierende Rolle, sowohl in der privaten, wie auch in der geschäftlichen Kommunikation. Gerade die Mobilisierung der Endgeräte hat (more…)

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Written by Jürg Truniger in: deutsch,e-mail management,web content archiving | Tags: , ,
Jan
10
2012
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Best Practices beim regelkonformen Umgang mit der E-Mail-Archivierung

Ich schrieb gerade an einem Kapitel für einen Leitfaden zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems, das ein Verband zur CeBIT rausbringen wird.  Es befasst sich mit der Einhaltung von Gesetzen und Regularien (Compliance) im Umgang mit geschäftlichen E-Mails. Und da wir auf unserem Blog bisher nur in kleinen Häppchen darüber schrieben, möchte ich die Gelegenheit genutzt, ciesen kleinen Teil des Gesamtwerks auch hier zu veröffentlichen.

Grundsätzlich kann festgestellt werden, dass die E-Mail inzwischen gleichgestellt ist mit dem normalen Brief, zumindest was ihre Aufbewahrung angeht. Der Umgang mit ihr ist allerdings in Details aufgrund ihres elektronischen Formats sicherlich etwas anders. Die Gleichstellung der geschäftlichen E-Mail ist spätestens mit dem § 257 des Handelsgesetzbuchs (HGB) erfolgt, denn sie ist damit ein Handelsbrief und entsprechend der Abgabenordnung (AO) und nach den Regeln der GoBS / GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) aufzubewahren. § 147 AO fordert jegliche Korrespondenz, die “ein Geschäft vorbereitet, abwickelt, rückgängig macht oder abschließt”, also etwa Aufträge, Reklamationsschreiben, (more…)

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Dec
12
2011
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Compliance in the context of social media

The advance of social media has reached a critical mass and is now an integral part of our professional lives. Many of us blog and tweet as if we had been doing it forever. While mostly beneficial, there are undeniably some drawbacks and risks. Many companies are beginning to wonder precisely what their employees are communicating and with whom they are exchanging information.

The primary concern is not whether employees are “misusing” social media for personal matters, but whether or not the company can retain control over which business-related information is shared and the form in which it is shared.

In order to retain (or regain) this control, it is important to distinguish between two different aspects: “technical control” and the ability to regulate the “content” of communication. (more…)

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Written by Andreas Mai in: Compliance,english,social business | Tags: ,

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