SAPERION Blog

Während ich im vorangehenden Artikel zur Gegenüberstellung von E-Mail und Web-Archivierung vor allem die grundsätzlichen Einsatzgebiete der beiden Instrumente beschrieben und eine Trendeinschätzung gemacht habe, möchte ich mich in diesem Artikel dediziert auf die Archivierung der über die beiden Kanäle ausgetauschten Informationen eingehen. Den Artikel abschliessen werde ich mit einem Fazit zur im ersten Artikel erwähnten Einschätzung von Gartner zum Web-Archivierungsmarkt.

Wenn man bei Wikipedia nachschlägt, werden die folgenden Einsatzgebiete bzw. Anwendungsfälle für die E-Mail-Archivierung beschrieben:

1. Archivierung zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen
2. Archivierung als Schutz vor E-Mail-Datenverlust
3. Archivierung als Schutz vor Überlastung von E-Mail-Servern

Was da im Grunde genommen noch fehlt, ist Folgendes:

4.  Archivierung zur Erreichung eines ganzheitlichen Informationsmanagements (die Komplettierung einer Fallakte oder elektronischen Dossiers mittels E-Mails)

Im Prinzip gelten alle diese Einsatzgebiete auch für das Feld der Web-Archivierung. Welches aber sind die genauen Überschneidungen bzw. Unterschiede?

E-Mail Archivierung: Ansätze und Limitierungen

E-Mails lassen sich auf zwei verschiedene Methoden archivieren: server- und client-gesteuerte Archivierung.

Eine E-Mail, die auf einem E-Mail-Server eintrifft, kann bereits zu diesem Zeitpunkt der Archivierung übergeben werden. Dasselbe erfolgt auch bei den ausgehenden E-Mails. In diesem Fall spricht man von der server-gesteuerten Archivierung, oder dem sogenannten „Journaling“. Eine Voraussetzung für die Erzielung von Rechtskonformität ist dabei die Gewährleistung, dass die E-Mails inkl. Anhänge manipulationssicher ins Archivsystem übertragen werden. Dass bei dieser Methode grosse Datenvolumen anfallen, ist augenscheinlich. Gerade wenn man in Betracht zieht, wie gross der heutige Anteil der Spam-Mails ist. Obwohl es Möglichkeiten gibt, E-Mails entsprechend definierter Regeln automatisiert zu (more…)

Wie von Martin charmant „angeschubst“, möchte ich in der Artikel-Serie zum Thema Web-Archivierung wieder einmal zu Wort melden, und zwar mit einem aus meiner Sicht sehr interessanten Thema:

Gemäss Aussage von Analysten von Gartner steht der Web-Archivierungsmarkt heutzutage ungefähr da, wo die E-Mail-Archivierung vor etwa 10 Jahren stand: die Anforderungen sind im Grunde genommen bereits klar, aber die entsprechenden Lösungen haben sich noch nicht in der Breite am Markt durchgesetzt. Die Leute von Gartner rechnen, dass die Nachfrage nach Web-Archivierungslösungen in etwa dasselbe massive Wachstum erfahren wird, wie das im Bereich der E-Mail Archivierungslösungen in den vergangenen Jahren erfolgt ist.

Da drängt sich ein Vergleich ja förmlich auf: was sind die hauptsächlichen Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen der Web-Archivierung und der E-Mail Archivierung? Können die Annahmen von Gartner bestätigt werden?

Die Beantwortung dieser Fragen möchte ich in zwei Schritten, also in zwei getrennten Blog-Artikeln machen:

1. Vergleich von E-Mail und browserbasierter Kommunikation inkl. Trendeinschätzung
2. Vergleich von E-Mail und Web-Archivierung sowie Fazit zur obigen Annahme von Gartner

Die Nutzung von E-Mail und Web-Plattformen in der privaten und Geschäftskommunikation

Die E-Mail – Einfachheit und Komplexität gehen Hand in Hand

Gerade aufgrund der Einfachheit in der Nutzung hat die E-Mail nach wie vor eine dominierende Rolle, sowohl in der privaten, wie auch in der geschäftlichen Kommunikation. Gerade die Mobilisierung der Endgeräte hat (more…)

Ich schrieb gerade an einem Kapitel für einen Leitfaden zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems, das ein Verband zur CeBIT rausbringen wird.  Es befasst sich mit der Einhaltung von Gesetzen und Regularien (Compliance) im Umgang mit geschäftlichen E-Mails. Und da wir auf unserem Blog bisher nur in kleinen Häppchen darüber schrieben, möchte ich die Gelegenheit genutzt, ciesen kleinen Teil des Gesamtwerks auch hier zu veröffentlichen.

Grundsätzlich kann festgestellt werden, dass die E-Mail inzwischen gleichgestellt ist mit dem normalen Brief, zumindest was ihre Aufbewahrung angeht. Der Umgang mit ihr ist allerdings in Details aufgrund ihres elektronischen Formats sicherlich etwas anders. Die Gleichstellung der geschäftlichen E-Mail ist spätestens mit dem § 257 des Handelsgesetzbuchs (HGB) erfolgt, denn sie ist damit ein Handelsbrief und entsprechend der Abgabenordnung (AO) und nach den Regeln der GoBS / GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) aufzubewahren. § 147 AO fordert jegliche Korrespondenz, die “ein Geschäft vorbereitet, abwickelt, rückgängig macht oder abschließt”, also etwa Aufträge, Reklamationsschreiben, (more…)

The advance of social media has reached a critical mass and is now an integral part of our professional lives. Many of us blog and tweet as if we had been doing it forever. While mostly beneficial, there are undeniably some drawbacks and risks. Many companies are beginning to wonder precisely what their employees are communicating and with whom they are exchanging information.

The primary concern is not whether employees are “misusing” social media for personal matters, but whether or not the company can retain control over which business-related information is shared and the form in which it is shared.

In order to retain (or regain) this control, it is important to distinguish between two different aspects: “technical control” and the ability to regulate the “content” of communication. (more…)

Der Vormarsch der Sozialen Medien lässt sich nicht mehr aufhalten und hat längst auch Einzug in das Geschäftsleben gefunden. Er wird gebloggt und getwittert, was das Zeugs hält. Dass das nicht nur positiv ist, liegt auf der Hand. Viele Unternehmen fragen sich, was genau und an wen über die neuen Kanäle kommuniziert wird.

Und hier steht nicht die Frage im Vordergrund, ob “Social Media” für private Zwecke “missbraucht” wird, sondern vielmehr wie ein Unternehmen die Kontrolle darüber behalten kann, welche geschäftlichen Informationen in welcher Form in die Welt getragen werden.

Um diese Kontrolle (wieder) zu erlangen, muss man ganz sicher unterscheiden in die zwei Bereiche “technische Kontrolle” und “inhaltliche Regelungen bzgl. der Kommunikation”. (more…)

Die wilden Dokumente treiben überall ihr Unwesen.

Wer kennt das nicht: Wo ist die Mail hin? Wer hat die Budgettabelle? Was ist mit der Rechnung passiert?

Der PC und die Dokumente machen mal wieder, was sie wollen. In solchen Ohnmachtsmomenten beschleicht einen der Verdacht, dass die Dokumente ein Eigenleben haben und es lieben, uns hinters Licht zu führen. In der Tat scheint das sogar der Fall zu sein: SAPERION hat die wilden Dokumente heimlich beobachtet und ihr verrücktes Verhalten auf Video aufgenommen.

Was die Dokumente so alles anstellen, wenn wir nicht hinschauen, sehen Sie hier:
www.saperion.com/simply-managed/#film

Wann immer man sich Gedanken um eine Lösung zur Verwaltung der Informationsobjekte für einen Bereich in seinem Unternehmen oder seiner Organisation macht, ist immer abzuwägen: Investiere ich in eine Insellösung, die schnell und exakt die aktuellen Anforderungen löst – z.B. die Archivierung von E-Mails oder Web-Auftritten – oder investiere ich in eine Lösung, die mir auch in den meisten anderen Fällen helfen wird?

Die Verwaltung von unstrukturierten Informationen im Unternehmen im Sinne einer ganzheitlichen Informationsstrategie ist eine erfolgskritische Aufgabe. Sie gewährleistet, dass Informationen reibungslos im Unternehmen zirkulieren können. Daten und Dokumente werden von den verschiedensten – internen und externen – Systemen erzeugt und müssen gleichzeitig an Folgesysteme zur weiteren Verarbeitung übergeben werden. Das Management von Dokumenten muss also die gesamte Wertschöpfungskette umspannen. Nur so kann überhaupt eine hohe Qualität des Gesamtprozesses erreicht werden. Sind Informationen nicht in die unternehmensweite Informationsstrategie eingebunden – liegen sie also mehr oder weniger in separierten Datensilos – dann drohen Qualitätseinbußen im Prozess: Informationen sind nicht dort verfügbar, wo sie benötigt werden; Dokumente werden evtl. teilweise redundant gehalten, was schnell zu Widersprüchlichkeiten führt; Daten sind nicht “im Kontext” verfügbar, was eine Rundumsicht auf alle Informationen, die z.B. einen Kunden oder ein Projekt betreffen, erfolgreich verhindert.

Ganz abgesehen davon, dass auch auf der IT-Seite durch Insellösungen Aufwand erzeugt wird – insbesondere (more…)

Letzte Woche – also am 25. und 26. Oktober 2011 – habe ich in Frankfurt am Main gleich drei interessante Veranstaltungen, die Digital Touch, Voice + IP und Be Connected besucht. Diese fanden erstmals zeitgleich im Portalhaus unter der Regie der Messe Frankfurt statt. Die Fragen, mit denen sich dort die rund 1.500 Kongress- und Messeteilnehmer befassten waren z. B:

• Wohin steuert die Business- und Kundenkommunikation von morgen?
• Welche Technologien und Trends setzen sich durch?
• Welche Möglichkeiten sind heute schon nutzbar?
• Wie sieht der Arbeitsplatz von (über-)morgen aus?

Die Antworten reichten von Visionen, über wage Vermutungen, bis hin zu konkreten Strategien. Das Fazit von Herrn Thomas Schröder, Geschäftsführer von Microsoft Deutschland, fand ich sehr treffend. Er betonte:

Die IT-Industrie ist gefordert, Unternehmen mehr und besser zu beraten: Sie muss Firmen im ersten Schritt dabei unterstützen, die (more…)

Ich hatte vor einiger Zeit den ersten Best Practice Artikel zum E-Mail-Management gepostet, der sich im Schwerpunkt damit beschäftigt, wie mandie E-Mailflut heutiger Tage bewältigt bekommt. Dr. Ulrich Kampffmeyer hatte heute getwittert und eine Link auf einen Artikel schickt, der sich mit einer etwas heiklen Sache beim Mailen beschäftigt. Der Titel lautet Rechtliche Zulässigkeit der Weiterleitung von E-Mails bei (Urlaubs-) Abwesenheit – Best Practice Ansatz und wurde heute von Stephan Hansen-Oest auf Datenschutz Guru veröffentlicht.

Hintergrund ist folgende Situation, die der Autor peinlichst selbst als Absender erlebt hat und wie folgt schildert:

Ich hatte einmal einen Mandanten, einen Geschäftsführer einer GmbH, den ich aufgrund meiner Tätigkeit als Anwalt für das Unternehmen auch einmal in einer etwas pikanten, privaten Angelegenheit strafrechtlich vertreten – bzw. strafrechtlich korrekter ausgedrückt – verteidigt habe habe. Ohne auf weitere Details einzugehen, ging es in dem Fall um eine nicht besonders schwerwiegende Straftat, die sich jedoch – für den Mandanten etwas peinlich – im „Rotlichtbereich“ zugetragen haben soll. Mit Zustimmung des (more…)

gewonnen für SAPERION ECM Web Content Archive

In dem Post SAPERION CONVENTION #SAPCON11 – Nachlese 2 – Archivierung von Web Content hat Jürg Truniger, Director Professional Services unseres Partners Qumram, das Thema der revisionssicheren Archivierung von Web-Inhalten sensiblisiert. Bevor er seine nächsten Artikel mit den unterschiedlichen Anwendungsfalldetails an dieser Stelle postet, sei es mir erlaubt noch etwas Werbung in eigener Sache zu machen. Wir freuen uns ganz besonders an dieser Stelle über unser neues Produkt SAPERION ECM Web Content Archive zu sprechen, hat es doch auf der CeBIT schon einen Innovationspreis erhalten.

ECM Web Content Archive speichert auf einfache und verlässliche Art und Weise alle relevanten Inhalte von Internetseiten. Das Produkt ist damit ein weiterer Baustein in unserer Compliance-unterstützenden ECM-Produktfamilie. Dabei haben wir besonders Wert auf die Beherrschung im Aufwand sowie in der Einfachheit in der Handhabung gelegt.

Grundsätzlich sind zwei unterschiedliche Anwendungsfälle zu betrachten, denn es gibt statische sowie dynamische Webseiten.

Im ersten Fall kann ein zeitlich sich wiederholender Job die vorhanden Web-Seiten durchsuchen, Neues archivieren und Änderungen als neue Version speichern. Dieser Archivierungsansatz wird im Folgenden als client-seitig bezeichnet, da der Job ähnlich einem Anwender, nur eben automatisiert auf die Web-Seiten schaut.

Im zweiten Fall, dem transaktionalen Archivierungsansatz, wird exakt die Webseite gespeichert, die gerade für den Anwender dynamisch generiert wurde. Dabei klinkt sich ein Prozess auf dem Server zwischen die Kommunikation zwischen dem Browser des Besuchers und der Web-Server, übergibt die Seiten zur Aufbereitung und anschließender Archivierung in das SAPERION ECM.

Die Verlinkungen innerhalb der archivierten Seiten bleiben entsprechend erhalten und dynamische Links automatisiert in statische umgewandelt.

Für das Wiederfinden stehen verantwortlichen Anwendern entsprechende Suchen inkl. Zeitstrahl zur Verfügung.

Client-seitiger Archivierungsansatz

Wissen Sie noch, welches Dokument vor 2 Wochen auf Ihrer Internetseite zum Download stand?
Können Sie beweisen, dass der korrekte Disclaimer aufgeführt war?

Hierbei kommt der sogenannte Grabber zum Einsatz, mit dem konfigurierbar der aktuelle Zustand des gesamten Webauftritts oder nur Teile davon archiviert werden. Diese Anwendung greift als Client (more…)