SAPERION Blog

Steuermeldung per Tontafel

Ich habe mir in der Qatna-Ausstellung in Stuttgart anschauen können, wie die Aktenbearbeitung vor 3500 Jahren ausgesehen hat. Ein Archäologen Team unter deutscher Beteiligung hat in Syrien seit 2002 einen der größten Königspaläste der damaligen Zeit ausgegraben. Gefunden wurden auch unversehrte Körbe mit Tontafeln. Die Tontafeln enthalten unter anderem die Aufzeichnung des Besitzes einzelner Bürger (Akten) und auch juristische Texte (Handlungsanweisungen). Manche Körbe enthielten zerstörte Tafeln. Zu vermuten ist die Einteilung in Eingangs- und Ausgangskorb, bzw Wiedervorlage wie das noch heute in den Finanzämtern oder bei den Controllern der Unternehmen praktiziert wird. Nur dass das inzwischen auch schon mit der elektronischen Akten erledigt wird und nicht mehr in Ton oder Papier. Die heute so wichtige Elektronische Akte hatte nachweislich seine Vorläufer vor mehr als 3500 Jahren.

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Ich kann mich gut erinnern, dass in den Jahren des Internet-Booms kurz nach der Jahrtausendwende auch das Thema Wissensmanagement ein Hype war (ein Wissenstransferbeispiel). Auch die SAPERION hatte damals das Thema mit beworben. Ich habe sogar noch einen historischen Brancheneintrag mit unserem alten Logo gefunden, wo es heißt: “SAPERION® – Unternehmensweites Dokumenten- und Knowledge Management”.

Prof. Dr. Ronald Maier sieht den Grund für die zeitweilige Beruhigung in der Problematik der schwierigen Bewertung von explizit gemachtem Wissen und dem resultierenden Nutzen. Zudem fehlte es damals an akzeptablen mobilen Anwendungen, da Knowledge Worker u.a. viel unterwegs sind. (more…)

AIIM proclamed the 28th of October as the paperless day, the WoW-day. There will be lots of web meetings and real live meetings as well. The aim is to awake everybody to think about where better to use electronic documents instead of paper. These are the just mentioned possiblities:

1. Use document scanners to convert paper documents to electronic format through document scanning then shred them – if allowed by law and industry – and send the shredded paper for recycling
2. Do not print or copy any documents unless absolutely required. Send all documents via e-mail or electronic fax as the preferred method to your customers.
3. If you do have to print, be sure to spell/grammar check before you print to eliminate reprinting. Also, try saving or printing to PDF instead. (more…)

Dass wir uns um das Einhalten von Regeln kümmern sollten und nicht wegschauen (meistgelesener Post in unserem Blog),scheint offensichtlich. Und dass nachgewiesen werden muss, wer wann welche Entscheidung warum gefällt hat, welche Information das Unternehmen erreicht und welche verlassen hat, egal ob Brief oder eMail, alles muss in die Schriftgutverwaltung oder in das elektronische Archiv, oder auch Enterprise Content Management System genannt.

Das heißt aber auch, dass alle Informationen, die während der Ausführung einer Prozessinstanz in einem BPMS erstellt und gesammelt werden, am Ende des Tages (Prozesses) ab in die ordnungsgemäße, geschäftliche Aufbewahrung müssen. D.h. auch die Historie der Prozessschritte. In diesem Sinne haben die “puren” BPMS-Hersteller noch einen langen Weg vor sich, um die Schriftgutverwaltung nach allen Regeln der Compliance-Kunst in den Griff zu bekommen? Es sei denn, sie verlassen sich immer auf die Integration eines ECM für diese Anforderung.

Aber so einfach will ich es auch nicht machen.

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Ich habe nach weiteren Anzeichen geforscht, dass die beiden Welten BPM und ECM immer näher aneinander rücken (siehe auch Post WfMC´s Vordenker proklamierten Ende 2009 in Maidenhead die nächste BPM-Revolution mit Adaptive Case Management). Und die Zeichen sind kaum zu übersehen.

Gartner als einer der großen Treiber der Funktionsblöcke, die hinter dem  Akronym BPM subsummiert werden, hat in der Veröffentlichung seines magic BPM Quadranten 2009 diese neue Anforderung formuliert:

“Enable participants to manipulate and manage structured and unstructured information within the process, not just as referenced attachments to their tasks.”

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+++Web-Talk zur „BPM-Revolution“ am 17.09.2010 um 15.00 Uhr – Anmeldung hier+++

Wer meine letzten Posts zu den neuesten Entwicklungen auf den BPM- und ECM-Märkten mitgelesen hat, konnte verfolgen, dass immer häufiger der Begriff Case Management gefallen ist. Spätestens mit dem Post Forrester Research haucht ebenfalls 2009 dem Case Management mit “dynamic” neues Leben ein konnte ich dann klären, wie der Virus in unsere Welt gesetzt wurde.

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Archivar

Der Begriff des Archivierens wird auf dem Markt der elektronischen Objekte sehr unterschiedlich verstanden. Auf der einen Seite gibt es die Archivare, meist der öffentlichen Hand, die für die Nachwelt interessante Artefakte in ihren Archiven über lange Zeiträume, wenn nicht unbefristet aufbewahren. Länger als 500 Jahre Aufbewahrung ist hier locker mal drin. Und auf der anderen Seite gibt es elektronische Geschäftsdokumente, die entsprechend der sie betreffenden Gesetze oder Regularien (Compliance) für einen bestimmten Zeitraum sicher vorgehalten werden müssen. Im letzteren Fall für Steuerprüfungen oder für den Streitfall, in dem das Dokument als Beweis in einem Zivilprozesses vorgelegt werden muss. In allen Fällen besteht die Notwendigkeit des Nachweises der Integrität (das Dokument wurde seit Erstellung bzw. Erfassung nicht verändert) und im zweiten Fall der Authentizität (wer ist der Urheber). Zum Dokument selbst kommen meist noch Metadaten hinzu, die ggf. als weiterer Beweiswert dienen können. (more…)

So langsam kommen die Mosaiksteinchen zusammen. Und mir scheint, dass wir mehr und mehr zu einer Business Plattform kommen, wo alle Elemente der strukturierten Daten (Datenbank + Business Intelligence), der unstrukturierten Daten (Content Management), den strukturierten Prozessen (BPMS) und unbestimmbaren Prozessen (adaptive What Ever?) in ein “was auch immer” Case Management mündet.

Volker John hat in seinem letzten Post The ‘World’ just got more complicated (again) schon angedeutet, dass es immer unübersichtlicher wird. (more…)

I am not sure if this has been happening more often than once in the past (haven’t checked older versions of the graphic), but since last year, the Real Story Group has added complexity to their content technology vendor subway map. Not only are more vendors covered (though SAPERION still seems to be the only German ECM vendor – at least at a quick glance), no, new lines have been built (SharePoint Add-ons), and others have been re(de)fined.

Two thoughts strike me about this image – one is dealing with the overall market, the other is, well, somewhat related to the presentational choice itself. (more…)