SAPERION Blog

7:00 Uhr

Frisch gefrühstückt, von der Familie verabschiedet, fahre ich los zu meinem Termin mit einem Partner, um mit ihm neue Funktionen für die SAPERION ECM Suite durchzusprechen. Ziel ist sein Büro in Leipzig. Ich hatte mir gestern Abend noch auf meinem iPhone in der Bahn-App mögliche Verbindung von Berlin Hbf nach Leipzig Hbf rausgesucht und in der Karten-App noch den kurzen Fußweg zum Bahnhof gespeichert.

7:45 Uhr

Das Auto steht im Parkhaus und ich sitze gemütlich im Zug bei einer weiteren Tasse dampfenden Kaffees. Ich nutze die Zeit, um auf meinem iPad in unserem iSAPERION App nochmals nach den eingereichten Features und User Stories zu schauen. Ich mache mir einige Notizen auf den Dokumenten, und bin auch schon in Leipzig angekommen. (more…)

Während ich im vorangehenden Artikel zur Gegenüberstellung von E-Mail und Web-Archivierung vor allem die grundsätzlichen Einsatzgebiete der beiden Instrumente beschrieben und eine Trendeinschätzung gemacht habe, möchte ich mich in diesem Artikel dediziert auf die Archivierung der über die beiden Kanäle ausgetauschten Informationen eingehen. Den Artikel abschliessen werde ich mit einem Fazit zur im ersten Artikel erwähnten Einschätzung von Gartner zum Web-Archivierungsmarkt.

Wenn man bei Wikipedia nachschlägt, werden die folgenden Einsatzgebiete bzw. Anwendungsfälle für die E-Mail-Archivierung beschrieben:

1. Archivierung zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen
2. Archivierung als Schutz vor E-Mail-Datenverlust
3. Archivierung als Schutz vor Überlastung von E-Mail-Servern

Was da im Grunde genommen noch fehlt, ist Folgendes:

4.  Archivierung zur Erreichung eines ganzheitlichen Informationsmanagements (die Komplettierung einer Fallakte oder elektronischen Dossiers mittels E-Mails)

Im Prinzip gelten alle diese Einsatzgebiete auch für das Feld der Web-Archivierung. Welches aber sind die genauen Überschneidungen bzw. Unterschiede?

E-Mail Archivierung: Ansätze und Limitierungen

E-Mails lassen sich auf zwei verschiedene Methoden archivieren: server- und client-gesteuerte Archivierung.

Eine E-Mail, die auf einem E-Mail-Server eintrifft, kann bereits zu diesem Zeitpunkt der Archivierung übergeben werden. Dasselbe erfolgt auch bei den ausgehenden E-Mails. In diesem Fall spricht man von der server-gesteuerten Archivierung, oder dem sogenannten „Journaling“. Eine Voraussetzung für die Erzielung von Rechtskonformität ist dabei die Gewährleistung, dass die E-Mails inkl. Anhänge manipulationssicher ins Archivsystem übertragen werden. Dass bei dieser Methode grosse Datenvolumen anfallen, ist augenscheinlich. Gerade wenn man in Betracht zieht, wie gross der heutige Anteil der Spam-Mails ist. Obwohl es Möglichkeiten gibt, E-Mails entsprechend definierter Regeln automatisiert zu (more…)

Wie von Martin charmant „angeschubst“, möchte ich in der Artikel-Serie zum Thema Web-Archivierung wieder einmal zu Wort melden, und zwar mit einem aus meiner Sicht sehr interessanten Thema:

Gemäss Aussage von Analysten von Gartner steht der Web-Archivierungsmarkt heutzutage ungefähr da, wo die E-Mail-Archivierung vor etwa 10 Jahren stand: die Anforderungen sind im Grunde genommen bereits klar, aber die entsprechenden Lösungen haben sich noch nicht in der Breite am Markt durchgesetzt. Die Leute von Gartner rechnen, dass die Nachfrage nach Web-Archivierungslösungen in etwa dasselbe massive Wachstum erfahren wird, wie das im Bereich der E-Mail Archivierungslösungen in den vergangenen Jahren erfolgt ist.

Da drängt sich ein Vergleich ja förmlich auf: was sind die hauptsächlichen Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen der Web-Archivierung und der E-Mail Archivierung? Können die Annahmen von Gartner bestätigt werden?

Die Beantwortung dieser Fragen möchte ich in zwei Schritten, also in zwei getrennten Blog-Artikeln machen:

1. Vergleich von E-Mail und browserbasierter Kommunikation inkl. Trendeinschätzung
2. Vergleich von E-Mail und Web-Archivierung sowie Fazit zur obigen Annahme von Gartner

Die Nutzung von E-Mail und Web-Plattformen in der privaten und Geschäftskommunikation

Die E-Mail – Einfachheit und Komplexität gehen Hand in Hand

Gerade aufgrund der Einfachheit in der Nutzung hat die E-Mail nach wie vor eine dominierende Rolle, sowohl in der privaten, wie auch in der geschäftlichen Kommunikation. Gerade die Mobilisierung der Endgeräte hat (more…)

Milch an Kühlschrank: “Hey, wenn wir zwei Flaschen noch einen Tag länger schaffen sollen, dann kühl uns bitte mal zwei Grad runter. Außerdem ist Nr. 2 schon fast leer, d.h. Nachschub wird notwendig.”
Kühlschrank an Lebensmittel-Service: “Hier ist mein neuer Einkaufszettel. Geliefert werden kann morgen im Zeitraum von 10-12h.”
Lebensmittel- an Liefer-Service: “Folgende Pakete sind in die den Vorort XYZ auszuliefern.”

So oder ähnlich wird es bald um uns herumschwirren. Nicht mehr spricht Mensch mit Mensch und erzeugt den größten Datenstrom sondern es wird Ding mit Ding und das übers Internet kommunizieren. Sei es das Auto der firmeneigenen Flotte mit den dezentralen Service-Punkten, das Leihfahrrad der Bahn mit den registrierten Apps der Kunden, der Patientenmonitor mit dem Krankenhausrechner, ganz zu schweigen von den vielen Dingen, die in den Logistikketten dieser Welt über diverse Verteilbänder geschickt werden. Die neuen Smartgrids als Ersatz der alten Stromzähler werden unsere Heimgeräte anschalten, wenn der Strom gerade billig ist, weil es viel Wind draußen gibt und die Windanlagen nur so vor Kraft ächzen.

Etwa 2009 sollen das erste Mal genauso viele Geräte am Internet angeschlossen gewesen sein wie Menschen als Anwender darin unterwegs waren. Seitem spricht man auch vom Internet of Things (IoT). Von 2010 bis 2020 soll die Zahl der angeschlossenen Dinge sich verzehnfachen, was ich selbst als zu niedrig gegriffen ansehe. Mit dem Internet der Dinge gehen unsere Automatisierungen in die nächset Runde: Die Dinge werden autonom. Sie wissen alles Notwendige über sich, so dass andere Dinge, die sich um sie kümmern sollen, sofort (more…)

Auf der ControllerWissen-Plattform von HAUFE. ist zu lesen, dass die Zukunftsstudie, die in den letzten beiden Heften des Controller Magazins vorgestellt wurde, das Thema Compliance auf die Liste der zehn wichtigsten Zukunftsthemen des Controllings eingeordent hat und sogar auf den vierten Platz.

Dass das Thema Compliance ein wichtiges ist, können wir auf Basis unserer Leserstastiken auf unserem Blog bestätigen. Unter den Allzeit-Top-Ten sind vier Artikel, die sich mit dem Thema allgemein befassen und ein spezielles, das sich mit dem Vernichten von Dokumenten nach dem Scannen beschäftigt. In den letzten vier Monaten findet sich unter den Top Five des letzten Monats immer wieder einer der Artikel aus der Serie von Christine Mummert rund um das Thema Internes Kontrollsystem.

Für die neuen Leser auf dem Blog, die die Fragen stellen, was denn die SAPERION mit Compliance Management am Hut hat, so viel: unsere ECM Suite unterstützt bei der Verwaltung (more…)

Die wilden Dokumente treiben überall ihr Unwesen.

Wer kennt das nicht: Wo ist die Mail hin? Wer hat die Budgettabelle? Was ist mit der Rechnung passiert?

Der PC und die Dokumente machen mal wieder, was sie wollen. In solchen Ohnmachtsmomenten beschleicht einen der Verdacht, dass die Dokumente ein Eigenleben haben und es lieben, uns hinters Licht zu führen. In der Tat scheint das sogar der Fall zu sein: SAPERION hat die wilden Dokumente heimlich beobachtet und ihr verrücktes Verhalten auf Video aufgenommen.

Was die Dokumente so alles anstellen, wenn wir nicht hinschauen, sehen Sie hier:
www.saperion.com/simply-managed/#film

Im Zuge des Compliance Managements als auch der Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden und Lieferanten, aber auch im Rechtsstreit kommt immer wieder die Frage auf, wann seitens der Firmenleitung, von Vorgesetzten oder auch von Kollegen in die E-Mails eines Mitarbeiters geschaut werden darf. Einerseits müssen sich Firmen vor Korruption schützen oder im Falle von Beweisermittlungen notwendige Dokumente finden können. Andererseits müssen Kollegen im Falle von Abwesenheit auf wichtige Korrespondenzen der Kollegen zugreifen können, wenn ein Fall gerade dringend zu bearbeiten ist. Ich möchte die Themen in diesem Artikel ein wenig vertiefen und aus meinem Erfahrungsschatz der diversen Projekten der Archivierung von E-Mails berichten.

Grundsätzlich empfehlen wir, den Firmen-Account nicht für den privaten E-Mail-Verkehrt zu erlauben. Denn wird dieser erlaubt, ist es aufgrund tangierender Persönlichkeitsrechte so gut wie unmöglich, die Einsicht in das E-Mail-Fach eines Mitarbeiters durch andere Personen zu erlauben. Ist die private Nutzung per Vereinbarung (hier ein Beispielschreiben) ausgeschlossen, so erhält das Unternehmen einsprechende Kontrollrechte, da davon auszugehen, dass sämtliche E-Mails geschäftsbezogene Inhalten haben. Generell unzulässig ist dennoch eine (more…)

Ich bin wieder zurück aus dem nebligen Frankfurt, in dem heute der von der PROJECT CONSULT veranstaltete Records Management & Compliance Fachtag unter Führung von Dr. Ulrich Kampffmeyer stattfand (Agenda). Ich hatte die Gelegenheit, in einem Vortrag über unsere SAPERION ECM Compliance Suite zu sprechen als auch über unsere Lösung für die Archivierung von Web-Auftritten. Dabei hatte ich die Steilvorlage von Simon Scheurer von unserem Partner qumram, deren Software die Basis für unser SAPERION ECM Web Content Archive ist, nutzen können. Sein Kollege Jürg Truniger war ebenfalls anwensend, mit dem ich unsere Artikel-Serie zu diesem noch neuen Thema geschrieben habe. Der nächste Fortsetzungsartikel wird in Kürze kommen, versprach Jürg.

Herr Kampffmeyer startete mit dem initialen Vortrag zum Fachtag und sprach seine Vision aus, dass sich die ECM-Syteme zukünftig in (more…)

Anyone considering implementation of an information-management solution in one area of a company or organization will be forced to consider the trade offs between a specialized, isolated solution and a comprehensive solution. The isolated solution may quickly and effectively fulfill current requirements (such as archiving of e-mails or websites), but investment in a more comprehensive solution will be useful in most other situations as well.

Managing unstructured information within the framework of a comprehensive information strategy is a business-critical task. It ensures that information can circulate throughout the company without obstacles. A wide variety of internal and external systems generate large volumes of data and documents that must be simultaneously forwarded to downstream systems for further processing. In other words, management of documents must cover the entire value-added chain. This is the only way to achieve consistently high quality throughout the entire process. Any information that is not integrated into the enterprise-wide strategy will wind up in separate data silos that threaten the quality of internal processes. Information will not be available where it is needed, documents may be held as (more…)

Die Arena mal ohne Schalkes Spielwiese, die sich gerade draußen sonnte

Ich war vorgestern auf der sehr gelungenen Veranstaltung DMSspecial 2011 unseres langjährigen Partners Laufenberg. Gelungen aufgrund des Mixes der Vorträge rund um das Thema Dokumentenmanagement. Gelungen für uns selbst, da fast jeder der Vorträge einen Bezug zu SAPERION hatte. Gelungen, da die abschließende Keynote uns allen gezeigt hat, wie einfach unsere Informationstechnologien angegriffen werden kann, inklusive Live-Angriff im Internet und wie wichtig damit die IT-Complinace ist (siehe Artikelserie zum Internen Kontrollsystem). Und besonders gefallen konnte der Veranstaltungsort, die beeindruckende Veltins Arena auf Schalke.

Und als gebürtiger Dortmunder und daher mit einem Herz für die Borussia war das nochmal was Besonderes, den Platz des Trainers zur Pressekonferenz zusammen (more…)