Sep
20
2012
1

E-Government-Gesetz beschlossen – eAkte – nPA – De-Mail

Im den Verwaltungen unseres Landes soll es elektronischer zugehen. So unsere Regierung, denn sie hat heute im Bundeskabinett das E-Government-Gesetz beschlossen. So sollen speziell auch die Prozesse direkt mit dem Bürgern orts- und zeitunabhängig elektronisch erfolgen können (siehe). Das Gesetz sieht u.a. vor, dass für die Kommunikation neben der qualifizierten elektronischen Signatur, die sich nur in wenigen Anwendungen durchgesetzt hat, zwei zusätzliche Technologien zugelassen werden:

  1. Web-Formulare in Verbindung mit der eID-Funktion des neuen Personalausweises (nPA), und die
  2. De-Mail (siehe auch: Wissenswertes zur DE-MAIL).

Zudem  wird sichergestellt, dass auch die Aktenführung elektronisch rechtskonform ist (siehe auch: DOMEA am Scheideweg: zukunftsweisender Neuanfang oder alter Wein in neuen Schläuchen?).

Der Punkt 1 mit den Web-Formularen lässt mich gleich zweimal freuen, kommt doch endlich mein neuer Personalausweis (hier meine Erfahrung) mehr zum Einsatz, schließlich soll er sich ja noch amortisieren. Allerdings ist es immer noch so, dass nur die Hälfte der “stolzen” Besitzer die eID-Funktion auch (more…)

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Sep
03
2012
3

Hilfe! Ich ertrinke! – besser: Erteilen Sie “Melden macht frei”-Verhalten eine Absage!

In den letzten Monaten hat sich bei mir die Flut an Informationsbenachrichtigung so gesteigert, dass sich das Gefühl des Ertrinkens breit machte. Egal ob im E-Mail-Postkorb der Firma oder im privaten. Ich kann nicht mehr alles lesen. Also habe ich begonnen, alle Alerts und Newsletter abzubestellen. Gefühlte 100 in einer Woche (und irgendwie wird es nicht weniger …).

Der Social Media Berater Dirk Hellmuth hat in meinen Augen einen sehr gelungenen Artikel darüber geschrieben. Warum wir ertrinken, und was wir dagegen unternehmen können. Abgeleitet: dass wichtige E-Mails zwecks Kollaboration in die elektronsiche Akte gehören.

Luft holen ist angesagt, aber lest gleich hier selbst, denn er hat mir erlaubt, seinen Artikel hier zu bringen (Quelle):

Drei Wege aus der Mail-Überflutung

Wer hat sich nicht schon über folgenden Satz geärgert: “Oh, es tut mir leid, ich habe Ihre Email nicht gesehen. Wann haben Sie diese nochmal geschickt? Vor 4 Tagen? Wissen Sie, ich bekomme so viele Emails, da komme ich nicht mehr mit….”. Gerade im beruflichen Umfeld leiden viele Menschen an der nicht mehr zu bewältigenden Email-Flut.

Vor einigen Tagen sprach ich mit einer Kundin genau über dieses Thema. Sie und ihre ganze Organisation leiden darunter, dass der Geschaftsführer seine Emails aufgrund der schieren Menge, bei allem persönlichen Einsatz, nicht mehr bearbeiten kann.

So bleiben Dinge liegen, Nachfragen kosten erneut Zeit und Missverständnisse sorgen für zusätzliche Verärgerung. Dieses sehr anregende Gespräch war der Impuls für diesen Beitrag, in dem ich einfache Wege aus der Email-Flut aufzeigen möchte – denn diese ist nicht von Gott gegeben…

Historie: Die Email als Allzweckwaffe

Der Siegeszug der Email hat gute Gründe: sie ist (more…)

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Aug
28
2012
0

ECM im Innovationsprozess in der Pharmabranche – der Zulassungsantrag als elektronische Akte

Aus Wikipedia: Chemielabor des 18. Jahrhunderts

Aus Wikipedia: Chemielabor des 18. Jahrhunderts

Der Innovationsprozess rund um die Entwicklung eines neuen Medikaments ist in der Pharmabranche einer der Kernprozesse. Ich möchte im Folgenden einen kurzen Abriss geben, was die Herausforderungen sind und welche davon mit Unterstützung durch ein ECM-System leichter von der Hand gehen.

Typische Problemfelder in der Pharmabranche

Die Pharmabranche ist vor allem durch drei grundlegende Probleme bei der kommerziellen Nutzung von Arzneimitteln geprägt:

  • Chemie- und Pharmaunternehmen müssen zahlreiche Regularien erfüllen (GxP, GAMP5 usw., siehe Artikelserie hier im Blog von Volker Elmshäuser, CompuTech). Sämtliche Prozesse müssen dokumentiert werden. Prozesse, die für die Herstellung, die Freigabe und die Markteinführung von Arzneimitteln notwendig sind. Gleichzeitig müssen sie aufgrund des erhöhten Konkurrenzdrucks auf ihre Wettbewerbsfähigkeit achten.
  • Megabrands und Blockbuster (jeweils Produkte, die ca. 1 Mrd. Dollar in definierten Zeiträumen erwirtschaften), kommerziell erfolgreiche Produkte können nur entstehen, wenn die Vermarktung innerhalb von (more…)

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May
03
2012
1

Best Practice: Zugriffsrechte Personalakte

Ein wichtiges Compliance-Thema im Dokumentenmanagement ist der Datenschutz. Und dies ganz besonders im Kontext von Personalakten. Im Falle von Papierakten erfolgt dieser durch das Einschließen der Akten in einem sicheren Raum, deren Schlüssel von den Personalmanagern verwaltet wird. Häufig gibt es hierin wieder verschließbare Aktenschränke pro Personalmanager, in der die nur von im verantwortlich bearbeiteten Akten liegen. Der Einblick für den Mitarbeiter oder seinen Vorgesetzten erfolgt auf Antrag. D.h. die Personalakte wird in der Regel das Hoheitsgebiet der Personalabteilung nicht verlassen.

Wer eine elektronische Aktenverwaltung zwecks Verbesserung der Verarbeitungsprozesse und zu mehr Sicherheit einführt, wird sich Gedanken machen müssen, wie die Zugriffsrechte in diesem Fall gestaltet werden sollten. Denn der elektronische Zugang bietet mehr Möglichkeiten, aber auch mehr Risiken. Dieser Artikel beschreibt den Ansatz unseres Kunden HUK-COBURG, den wir im Sinne eines Best Practice zur Verfügung stellen wollen.

Zugriffsrechte allgemein

SAPERION bietet für den Schutz auf Informationen die Verknüpfung mit Zugriffslisten, über die geregelt wird, welche Benutzergruppen auf welche Weise mit der Information umgehen dürfen. Unterschieden wird u.a. die generelle Einsicht in ein Dokument, die Änderung (more…)

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Aug
11
2011
0

Personalmanagement-Software versus elektronische Personalakte – ein feiner Unterschied

Wer sich neu mit dem Thema Software zur Unterstützung in der Personalverwaltung auseinandersetzt, wird die Begriffe Personalmanagement-Software als auch Personalakte finden. Ich werde in diesem Artikel versuchen, die beiden Begriffe anhand ihres Funktionsumfangs abzugrenzen, sprich aufzuzeigen, wann welches Tool zum Einsatz kommt.

In der Personalverwaltung (Human Resource Management, auch kurz HR) fallen eine Vielzahl von Aktivitäten an, bei denen der Mensch im Mittelpunkt des Geschehens steht. Diese Aktivitäten können konkret in die Kernprozesse  Personalarbeit und Mitarbeiterbetreuung mit Einbindung, Einsatzplanung und Freisetzung im Unternehmen eingeteilt werden. Als unterstützende Tätigkeit steht HR  der Geschäftsführung bei der  Mitarbeiterführung und Zusammenarbeit zur Seite. Außerdem ist HR für die Personalentwicklung wie Weiterbildung und  das damit zusammenhängende Change Management verantwortlich. [1]

Personalmanagement-Software

Um die anfallenden Aufgaben gezielt steuern zu können, gibt es eine Vielzahl an Einzelanwendungen für die verschiedensten Bereiche wie Lohn- und Gehaltsabrechnung, Personaleinsatzplanung, elektronische Akten, Weiterbildung, Personalentwicklung oder auch für die Seminarverwaltung. Der Markt bietet in dieser Hinsicht ein breit-gefächertes Angebot an. (more…)

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Written by Christine Mummert in: deutsch,general | Tags: , ,
Jan
19
2011
2

Die STRATOS Bauakte ist nicht auf Sand gebaut

Mein Sandbild

Mein Sandbild

Montag, 17. Januar. Messegelände München. Als die Uhr 9:30 Uhr schlug, gab es für die ersten tausend Besucher der Baufachmesse „BAU2011“ keinen Halt mehr. Die Masse strömte in Richtung der Drehkreuze und auch ich machte mich schnellen Schrittes auf den Weg. Mein Ziel hatte ich klar vor Augen: den Stratos-Stand – Standnummer 307 in der IT-Halle C3. Einerseits freute ich mich darauf, unserem Partner  Stratos Business Solutions AG unter die Arme zu greifen, anderseits interessierte mich brennend die im Vorfeld angekündigte Standaktion der Leipziger – die Sandshow mit Sandmalerin Maja. Bis dato existierte nur eine wage Vorstellung von dem, was die Geschichte bietet.

Am Stratos-Stand angekommen hieß es auch für mich als aller Erstes: Umziehen! Denn passend zum Thema Bau trug die Stratos-Crew Overalls und Bauhelme.

Das ist zwar ungewöhnlich, an Aufmerksamkeit auf der Messe fehlte es Stratos damit jedoch ganz sicher nicht. Im Gegenteil: das eingespielte (more…)

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Written by Ralph Kühn in: deutsch,general | Tags: , ,
Sep
23
2010
0

Die Himmlische Personalakte

Athina hat letztens einen Weg aufgezeigt, wie man sich den doch recht staubig anmutenden Dingen in unserem Tagesgeschäft recht nutzbringend auf humoristische Art nähern kann. Der Zusammenhang war zwar ein ganz anderer als dieser hier, aber der Gedanke hat mir gefallen. Was mich zum Schmunzeln bringt, bleibt mir im Gedächtnis!

Als ich in einer Fachzeitschrift einen Cartoon sah, der in seiner ursprünglichen Form etwas anders motiviert war als in der Form, wie Ihr ihn jetzt seht, (more…)

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Written by Ralph Kühn in: deutsch,general | Tags: , , ,
Aug
24
2010
1

Qatna: vor 3500 Jahren basierte das Aktenformat auf Ton

Steuermeldung per Tontafel

Steuermeldung per Tontafel

Ich habe mir in der Qatna-Ausstellung in Stuttgart anschauen können, wie die Aktenbearbeitung vor 3500 Jahren ausgesehen hat. Ein Archäologen Team unter deutscher Beteiligung hat in Syrien seit 2002 einen der größten Königspaläste der damaligen Zeit ausgegraben. Gefunden wurden auch unversehrte Körbe mit Tontafeln. Die Tontafeln enthalten unter anderem die Aufzeichnung des Besitzes einzelner Bürger (Akten) und auch juristische Texte (Handlungsanweisungen). Manche Körbe enthielten zerstörte Tafeln. Zu vermuten ist die Einteilung in Eingangs- und Ausgangskorb, bzw Wiedervorlage wie das noch heute in den Finanzämtern oder bei den Controllern der Unternehmen praktiziert wird. Nur dass das inzwischen auch schon mit der elektronischen Akten erledigt wird und nicht mehr in Ton oder Papier. Die heute so wichtige Elektronische Akte hatte nachweislich seine Vorläufer vor mehr als 3500 Jahren.

(more…)

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Written by Rudolf Gessinger in: deutsch,general,language | Tags: , , ,
Jun
29
2010
2
Jan
26
2010
1

Talkrunde 5/7: ECM trifft ROI. Was wirklich zählt…

Welche Faktoren sind eigentlich wichtig, wenn man investiert: Die Rendite, die Zeit, die Kosten, die Flexibilität oder alles zusammen?

Ich finde, ausschlaggebend ist viel mehr das Wissen, dass es sich richtig lohnt!

Mit der Frage „Wie und ab wann es sich im ECM-Bereich richtig lohnt“ beschäftigen sich Prof. Dr. Stefan Sorg und Herr Yves Mollenhauer in der fünften Pentadoc-Talkrunde. Wer bestimmt in ECM-Systeme investieren will, sollte sich deshalb nicht auf die Frage fixieren „Wie erreiche ich schnellstmöglich den ROI“. Wer sein Unternehmen nach vorne bringen möchte, investiert in die Wettbewerbsfähigkeit durch Investitionen in die Leistungs-fähigkeit. Die elektronische Akte ist dafür ein Erfolgsgarant. Sie schlägt zum Einen den notwendigen Bogen zwischen der alten und der neuen Geschäftswelt. Wodurch zum Anderen eine außerordentliche Verfügbarkeit und Flexibilität umgesetzt wird.

In diesem Sinne: Money makes the world go round – Ja.
Primär wichtiger ist es jedoch, die strategische Komponente der ausschließlich kosten-seitigen Betrachtung voranzuziehen.

Aber sehen Sie selbst…

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