SAPERION Blog

Archivar

Der Begriff des Archivierens wird auf dem Markt der elektronischen Objekte sehr unterschiedlich verstanden. Auf der einen Seite gibt es die Archivare, meist der öffentlichen Hand, die für die Nachwelt interessante Artefakte in ihren Archiven über lange Zeiträume, wenn nicht unbefristet aufbewahren. Länger als 500 Jahre Aufbewahrung ist hier locker mal drin. Und auf der anderen Seite gibt es elektronische Geschäftsdokumente, die entsprechend der sie betreffenden Gesetze oder Regularien (Compliance) für einen bestimmten Zeitraum sicher vorgehalten werden müssen. Im letzteren Fall für Steuerprüfungen oder für den Streitfall, in dem das Dokument als Beweis in einem Zivilprozesses vorgelegt werden muss. In allen Fällen besteht die Notwendigkeit des Nachweises der Integrität (das Dokument wurde seit Erstellung bzw. Erfassung nicht verändert) und im zweiten Fall der Authentizität (wer ist der Urheber). Zum Dokument selbst kommen meist noch Metadaten hinzu, die ggf. als weiterer Beweiswert dienen können. (more…)

Das Competence Center für die Elektronische Signatur im Gesundheitswesen e.V., kurz  CCESigG, hat den ca. 70 Seiten starken Leitfaden als Buch mit der ISBN 978-3-8322-9102-0 herausgebracht. Die Qintessenz sind die

Braunschweiger Regeln zur Archivierung mit elektronischen Signaturen im Gesundheitswesen (more…)

Daniel O'Leary

Daniel O’Leary wrote in a blog about our reservations in using digital signatures and let us wake up from our lethargy. He is the Vice President of Global Solutions for LincWare LLC , an electronic forms and document assembly company that specializes in replacing paper forms with dynamic, electronic forms that integrate with a wide variety of ECM systems. He is an AIIM Ambassador, and active member of the Los Angeles chapter.

His statements are:

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1 — The law is on your side.

Digital signatures are as legally binding as a physical, hand-written signature in every circumstance where a signature is required. The E-SIGN law and the Uniform Electronic Transactions Act are supported by the federal government and have been adopted by 47 states.

It clearly states “(c) If a law requires a record to be in writing, an electronic record satisfies the law” with the purpose “to facilitate and promote commerce and governmental transactions by validating and authorizing the use of electronic records and electronic signatures.” Further refinements by the EU, PIPEDA and the FDA recommend making sure the signature is unique to the signer, and that the signer’s identity is linked to the document. When combined with good governance and unalterable file formats, you can easily met the guidelines for legality. (more…)

In der Oktoberausgabe der IX ist ein interessanter, kurzer Artikel über die Hürden zu einem rechtsverbindlichen Einschreiben per E-Mail enthalten, der deutlich aufzeigt, dass wir im Zeitalter der Digitalisierung doch noch an einigen Dingen länger zu knabbern haben.  Die aktuellen Versuche mit elektronischen Services als Vermittler von elektronischen Einschreiben reichen derzeit weiterhin nur bis zur freien richterlichen Beweiswürdigung. Zugegeben, wenn der Provider mittels qualifizierter Signatur zumindest nachweist, dass ein bestimmtes Dokument zu einer bestimmten Zeit über seine Plattform abgeholt wurde, ist das schon deutlich mehr, als wenn der Sender direkt per E-Mail kommuniziert. Solange der  abholende Adressat sich nicht qualifiziert ausweisen muss oder kann, wird der Richter den Beweis der Zustellung nicht per se anerkennen können. (more…)

Ich habe während meines Urlaubs mehrfach den Hinweis erhalten, dass ich mir mal das Thema De-Mail anschauen sollte, was ich dann gerade mal getan habe. Derzeit schwanke ich noch zwischen einem bewussten genial, das sollte doch was anschieben können, und einem unbewussten Bauchgrimmen,  weil uns womöglich der große Bruder beim Kommunizieren leichter über die Schulter schauen könnte.

In Deutschland muss bis Ende 2009 die EU-Dienstleistungsrichtlinie umgesetzt sein. Sie sieht die Pflicht der Behörden vor, auch eine elektronische Kommunikation  zuzulassen. Dazu sollen Bürgerportale durch akkreditierte Dienstleister angeboten werden, über die E-Mails in ihrer Authentizität und Integrität nachweisbar, das heißt beweissicher verschickt werden können. (more…)