Feb
01
2012
1

Wird MoReq2010 ein akzeptierter Standard zum Records Management werden?

Das Aufbewahren von Informationen wird motiviert durch Regularien und der Bewahrung von Wissen, sprich dem Gegenwirken von Vergessen, auch Geschichtsschreibung genannt. Die Regularien sollen uns helfen, unsere Geschäfte nachhaltig und vertrauensvoll zu gestalten, sprich unser Ansehen nicht durch Regelverletzungen zu schädigen. Damit die aufbewahrten Informationen auch nach Jahren noch handhabbar sind und auch untereinander austauschbar (interoperabel) sind, gibt es seit Jahren Anstrengungen für einen einheitlichen Umgang damit. So hat sich in den USA die aus dem militärischen Umfeld kommende Spezifikation DoD 5015.2 als Standard durchgesetzt. In Deutschland könnte man für den öffentlichen Bereich das DOMEA-Konzept nennen, das sich gerade in einer starken Überarbeitung befindet. Für Europa ist seit Jahren die Spezifikation MoReq unterwegs, mittlerweile im dritten Anlauf, um Akzeptanz am Markt zu finden.

Dr. Ulrich Kampffmeyer hat noch vor den letzten Weihnachtstagen eine kurze Zusammenfassung des aktuellen Stands von MoReq2010 gegeben und auch die Hersteller angefragt, wie es um eine Unterstützung stehen wird. Bisher hatte nur OpenText eine Stellungnahme gegeben. Hier ist nun die unsrige: (more…)

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Written by Dr. Martin Bartonitz in: Compliance,deutsch,records management | Tags: ,
Dec
08
2011
0

simply certified – SAPERION interfaces to SAP receive certification

I am pleased to relate that SAPERION’s interface products for connecting to SAP were successfully certified in late September. Since testing is performed “only” every three years, I once again had the pleasure of accompanying the SAP certification process.

During this round we recertified SAPERION ECM R/Link for SAP® for the SAP ArchiveLink interface. The connection to SAP ILM through WebDAV in the context of our new product SAPERION ECM Data Archiving for SAP ILM was certified for the first time.

Certification for ArchiveLink (precise SAP designation is BC-AL 6.20 ArchiveLink for Archiving Systems) was almost routine. The procedure had not changed, so we knew ahead of time what to expect and how the testing would proceed. Bottom line: we wrapped up pretty quickly.

In contrast, there was a bit of nervousness during (more…)

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Dec
01
2011
0

Die wilden Dokumente sind los. Mad Mail und seine Freunde machen die Büros unsicher!

Die wilden Dokumente

Die wilden Dokumente treiben überall ihr Unwesen.

Wer kennt das nicht: Wo ist die Mail hin? Wer hat die Budgettabelle? Was ist mit der Rechnung passiert?

Der PC und die Dokumente machen mal wieder, was sie wollen. In solchen Ohnmachtsmomenten beschleicht einen der Verdacht, dass die Dokumente ein Eigenleben haben und es lieben, uns hinters Licht zu führen. In der Tat scheint das sogar der Fall zu sein: SAPERION hat die wilden Dokumente heimlich beobachtet und ihr verrücktes Verhalten auf Video aufgenommen.

Was die Dokumente so alles anstellen, wenn wir nicht hinschauen, sehen Sie hier:
www.saperion.com/simply-managed/#film

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Nov
11
2011
0

Informationsstrategie: Insellösung oder ganzheitlicher Ansatz ist hier die Frage

Wann immer man sich Gedanken um eine Lösung zur Verwaltung der Informationsobjekte für einen Bereich in seinem Unternehmen oder seiner Organisation macht, ist immer abzuwägen: Investiere ich in eine Insellösung, die schnell und exakt die aktuellen Anforderungen löst – z.B. die Archivierung von E-Mails oder Web-Auftritten – oder investiere ich in eine Lösung, die mir auch in den meisten anderen Fällen helfen wird?

Die Verwaltung von unstrukturierten Informationen im Unternehmen im Sinne einer ganzheitlichen Informationsstrategie ist eine erfolgskritische Aufgabe. Sie gewährleistet, dass Informationen reibungslos im Unternehmen zirkulieren können. Daten und Dokumente werden von den verschiedensten – internen und externen – Systemen erzeugt und müssen gleichzeitig an Folgesysteme zur weiteren Verarbeitung übergeben werden. Das Management von Dokumenten muss also die gesamte Wertschöpfungskette umspannen. Nur so kann überhaupt eine hohe Qualität des Gesamtprozesses erreicht werden. Sind Informationen nicht in die unternehmensweite Informationsstrategie eingebunden – liegen sie also mehr oder weniger in separierten Datensilos – dann drohen Qualitätseinbußen im Prozess: Informationen sind nicht dort verfügbar, wo sie benötigt werden; Dokumente werden evtl. teilweise redundant gehalten, was schnell zu Widersprüchlichkeiten führt; Daten sind nicht “im Kontext” verfügbar, was eine Rundumsicht auf alle Informationen, die z.B. einen Kunden oder ein Projekt betreffen, erfolgreich verhindert.

Ganz abgesehen davon, dass auch auf der IT-Seite durch Insellösungen Aufwand erzeugt wird – insbesondere (more…)

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Jul
18
2011
1

Web Content Archive: eine Vorgehensmethodik zur rechtskonformen Archivierung von Web-Auftritten (3)

Gibt es bereits Best-Practice Ansätze zur Archivierung von Web-Inhalten?

Wie wir bereits beschrieben haben, unterliegen die Inhalte und Transaktionen, die über ihre Web-Plattformen publiziert oder ausgetauscht werden, grundsätzlich denselben Aufbewahrungsbestimmungen wie alle anderen Arten von geschäftsrelevanten Dokumenten.

Im Falle der Geschäftskorrespondenz verdeutlicht das Kompetenzzentrum Records Management diesen Sachverhalt in ihrem Leitfaden zur Compliance bei der Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten folgendermassen:

Geschäftskorrespondenz kann als diejenigen ein- oder ausgehenden oder auch intern erstellten Dokumente bezeichnet werden, welche ein Unternehmen verpflichten oder ihm ein Recht einräumen und deren Inhalt sich so in irgendeiner Form bilanzmässig niederschlägt. Sie enthalten Wesentliches bezüglich des rechtsgeschäftlichen Handelns des Unternehmens und bezüglich der rechtlichen Stellung des Unternehmens an sich. Es handelt sich dabei um jede Mitteilung in Textform, unabhängig vom Medium, auf welchem sie erfasst wurde.

Dieser Grundsatz ist in der Praxis durchaus bekannt, allerdings existieren bezüglich Umgang mit Web-Inhalten noch diverse Unklarheiten. Dies zeigt sich durch die aktuell verbreiteten Methoden zur Selbsthilfe, welche unter anderem sehr “handgestrickte” Formen aufweisen. Aktuelle Praktiken sind beispielsweise (more…)

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Nov
26
2010
0

Laufen wir Gefahr, mit der Elektronifizierung unserer Informationen unsere Historie zu verflüchtigen?

Diese Frage stellt sich By Julie J. Colgan, Director of Records & Information Management for Nexsen Pruet, LLC, in ihrem aktuellen Artikel, gepostet auf in der AIIM-Community. Sie stellt fest, dass Diejenigen, die Daten im Sinne des Records Managements, sprich Schriftgutmanagements aufbewahren, dies aus vier Gründen tun:

  • aus rechtlichen, z.B. GoBS, GDPdU, AO, HBG, ZPO, SOX, Solvency, Basel, …
  • aus finaziellen, das sonst das Finanzamt nur schätzt oder ein Streit verloren wird
  • aus operationellen, da in der Regel eine elektronische Speicherung von Papieroriginalen viel Arbeitszeit spart
  • aus historischen, zum Verständnis der Gegenwart, was die wenigsten bedenken, wie Julie meint.

Wir unternehmen große Anstregungen , um möglichst Bald unsere überflüssigen Daten wieder nach Ablauf der Aufbewahrungszeit aus den System zu bekommen. Ob aber die Daten später einmal wichtig sein könnten, (more…)

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Written by Dr. Martin Bartonitz in: deutsch,general | Tags: , , ,
Nov
18
2010
1

Die nachträgliche Erschließung wahllos gespeicherter Daten kann mit der Suche nach Diamanten in einer Mülldeponie verglichen werden

so formuliert Dr. Bruno Wildhaber, Berater für Compliance und Records Management. In seinem Artikel Von der Datenflut überschwemmte Unternehmen – Strategischer Umgang mit Daten und Informationen verlangt nach neuen Lösungen macht er deutlich, dass eine Speicherstrategie nach dem Motto “Speicher kostet nichts” in eine hoffnungslose Überflutung führt. Zudem sei es zwar so, dass das GByte an sich nur 30 Schweizer Rappen kostet, aber die Kosten rund um die Pflege desselben leicht 3.000 Franken beträgt. Viel schlimmer ist dagegen, dass in all dem Müll die wichtigen Goldbarren übersehen werden. Ein Verlass auf die intelligente Suchmaschine wird seiner Meinung nach in die Irre führen.

Daher sieht er vermehrt die Aufgabe in den die  Informationen erzeugenden Sachgebieten. Hier geht es um den verwantwortungsvollen Umgang beim Ablegen der Daten. Vorrang hat Vermeidung (more…)

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Written by Dr. Martin Bartonitz in: deutsch,general | Tags: , ,
Jul
15
2010
4

MoReq2010 – Records Management Rant

Usually, I am pretty positive about a bunch of people meeting up and deciding about how to make the (software) world a better place. Particularly if this bunch includes me! I was devastated though, to be part of the DLM Forum’s spring meeting this year. Not only did I see my concerns about the future of MoReq2 confirmed, but I had to learn that now we have another bunch of people who are working to make MoReq2010 the RM standard that could (or would, or should? Whatever.). Now, this in itself is not news anymore, as others have brokered information like this to the general public much sooner.

The (comparatively new) news is that the new standard will -of course- be incompatible with the old one: (more…)

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May
03
2010
0

Halten Sie sich beim Vernichten von vertraulichen Unterlagen an die richtigen Spielregeln? (Compliance)

Wer wissen möchte, was die richtigen Regeln sind, ist bei der DIN EN 15713 gut aufgehoben. Die europäische Norm EN 15713 “Sichere Vernichtung von vertraulichen Unterlagen” (“Secure destruction of confidential material”) ist in Deutschland als DIN EN 15713 und in Österreich als OENORM EN 15713 implementiert. Diese Norm wurde auf Initiative von Großbritannien in CEN/TC 263 erarbeitet und beruht weitgehend auf British Standard BS 8470:2006. Dem Regelungsgehalt nach handelt es sich um Anforderungen an Datensicherheit und Dienstleistungserbringung. (more…)

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Oct
25
2009
0

Wenn ein Baum im Wald fällt und keiner ist dabei – oder wann ist ein Dokument kein Dokument und sollte nicht aufbewahrt werden?

hat er dann ein Geräusch gemacht? Mit dieser Art Fragestellung geht man bei der EU aktuell daran zu klären, wann ein Dokument kein Dokument ist.

Beim ersten Lesen des Artikels When Is a Document Not a Document? auf der Seite der AIIM unter Records Management war ich schon perplex, welchen Gedankengängen man hinterher hängen kann. Aber einmal drüber geschlafen muss ich gestehen, dass auch ich es als wichtig empfinde, wenn einmal einheitlich geklärt wurde, was genau im Sinne des Records Management und damit der Compliance aufzubewahren ist und was nicht. (more…)

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