SAPERION Blog

Der Klassiker: Wovon soll ich zuerst berichten, von der guten oder der schlechten Nachricht? Fange ich Mal mit der schlechten an. Seitdem ich in der Branche bin (im nächsten Jahr mache ich meine zwei Jahrzehnte voll), kenne ich den Begriff papierloses Büro. Zu Beginn mit viel Enthusiasmus belegt, inzwischen schon längst als utopisch nur noch belächelt. Und die aktuellste Studie belegt, dass die Papierberge auch weiterhin steigen. Also müssen die Bäume auch weiterhin herhalten (gewusst? Hanf ist nicht nur zum Rauchen da: Wird die gesamte Hanfpflanze zur Zellstoffherstellung genutzt, ist der Ertrag rund viermal höher als bei der Holznutzung).

Laut der im Artikel Schlechtes Dokumenten-Management -Papierberge in Büros wachsen genannten Studie nimmt das Druckaufkommen weiter zu:

38 Prozent der Befragten teilten mit, dass sie aktuell (more…)

sinnvoll arbeiten auch bei Behinderung

Ich war vorgestern Wiederholungstäter. Denn ich war zum zweiten Mal auf Einladung der Genossenschaft der Werkstätten eG (GDW) als Referent zu einem Vortrag im Bereich des Dokumentenmanagements. Vor zwei Jahren hatte ich in Goch zum Thema Digitale Personalakte gesprochen. Dieses Jahr war befasste sich Thema in Kassel mit den Möglichkeiten von Automatisierungen beim Digitalisieren von Papierdokumenten. Die GDW veranstaltet einmal im Jahr eine Fortbildung im Sinne eines Erfahrungsaustausches zum Thema Scannen und Archivieren mit Vertretern der ca. 80 deutschen Werkstätten für behinderte Menschen, die schon ein entsprechendes Angebot haben oder die ein solches planen.

Die Werkstätten bieten Menschen mit Behinderung einen Rahmen, sinnvoll zu arbeiten. So werden neben logistischen Tätigkeiten (Lagerwirtschaft, Verpackung und Versand), Landschaftsgestaltung, und vielen anderen Angeboten, auch schon seit Jahren Dienstleistungen zum Digitalisieren von Dokumenten angeboten und ausgeführt. Diese reichen vom Scannen von Altakten zur Auflösung dieses Bestandes bis hin zur täglichen Posteingangsverarbeitung. Dabei werden kleine Mengen von wenigen Seiten bis hin zu Mengen von über 100.000 Seiten pro Tag inklusive (more…)

Dass wir uns um das Einhalten von Regeln kümmern sollten und nicht wegschauen (meistgelesener Post in unserem Blog),scheint offensichtlich. Und dass nachgewiesen werden muss, wer wann welche Entscheidung warum gefällt hat, welche Information das Unternehmen erreicht und welche verlassen hat, egal ob Brief oder eMail, alles muss in die Schriftgutverwaltung oder in das elektronische Archiv, oder auch Enterprise Content Management System genannt.

Das heißt aber auch, dass alle Informationen, die während der Ausführung einer Prozessinstanz in einem BPMS erstellt und gesammelt werden, am Ende des Tages (Prozesses) ab in die ordnungsgemäße, geschäftliche Aufbewahrung müssen. D.h. auch die Historie der Prozessschritte. In diesem Sinne haben die “puren” BPMS-Hersteller noch einen langen Weg vor sich, um die Schriftgutverwaltung nach allen Regeln der Compliance-Kunst in den Griff zu bekommen? Es sei denn, sie verlassen sich immer auf die Integration eines ECM für diese Anforderung.

Aber so einfach will ich es auch nicht machen.

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Archivar

Im Anglikanischen Raum wird vom Records Management gesprochen, im Deutsch-sprachigen Raum ist eher der alte Begriff Schriftgutverwaltung bekannt. Früher waren dies die Leute mit den schwarzen Ärmelschützern. Im Zuge des stetig wachsenden E-Mail-Verkehrs sind es heute mehr und mehr elektronische Dokumente, die es nach den diversen Regularien am Markt aufzubewahren gilt. (more…)

Wer wissen möchte, was die richtigen Regeln sind, ist bei der DIN EN 15713 gut aufgehoben. Die europäische Norm EN 15713 “Sichere Vernichtung von vertraulichen Unterlagen” (“Secure destruction of confidential material”) ist in Deutschland als DIN EN 15713 und in Österreich als OENORM EN 15713 implementiert. Diese Norm wurde auf Initiative von Großbritannien in CEN/TC 263 erarbeitet und beruht weitgehend auf British Standard BS 8470:2006. Dem Regelungsgehalt nach handelt es sich um Anforderungen an Datensicherheit und Dienstleistungserbringung. (more…)